Przypomnienia o wizytach dla gabinetu prywatnego - mniej pustych okienek
Pacjent zapisany na kontrolę za pół roku często o niej zapomina, a puste okienko w grafiku to stracony czas lekarza. Przypomnienia o wizytach dla gabinetu prywatnego pomagają to ograniczyć: SMS lub e-mail przed wizytą i przypomnienie o kontroli po ustalonym czasie.
Ważne zastrzeżenie: klientwraca.pl nie jest systemem medycznym i nie zastępuje dokumentacji medycznej, systemu gabinetowego ani e-rejestracji. Służy do organizacji terminów, przypomnień i kontaktu z pacjentem. Nie wpisuj do niego rozpoznań, wyników badań ani opisu leczenia.
Program sprawdzi się tam, gdzie problemem jest organizacja: mały gabinet, jedna rejestracja, pacjenci wracający na kontrole. Jeśli korzystasz z systemu gabinetowego z przypomnieniami, klientwraca.pl może być zbędny - oceń to na koncie testowym.
Cykl kontroli co 6 albo 12 miesięcy
Po wizycie ustawiasz termin kolejnej kontroli, np. za 6 albo 12 miesięcy. Program przypomni pacjentowi w odpowiednim momencie, a rejestracji pokaże listę „zadzwoń do pacjenta” dla osób, które wolą telefon albo nie odpowiedziały na SMS.
Treść wiadomości piszesz sam, osobno dla każdej usługi. Dobra praktyka to treść neutralna, bez nazwy schorzenia i szczegółów, np. „Przypominamy o wizycie kontrolnej w gabinecie…”. SMS może przeczytać ktoś inny niż pacjent. Gotowe wzory krótkich przypomnień znajdziesz we wpisie przypomnienie o wizycie - wzory SMS.
Pacjent, który nie ma zgody na SMS albo e-mail, nie dostanie automatycznej wiadomości - pojawi się na liście do zadzwonienia, więc rejestracja może go umówić telefonicznie.
Program nie ustala za Ciebie, kiedy pacjent powinien przyjść na kontrolę - to decyzja lekarza. Ty wpisujesz termin, a program pilnuje, żeby pacjent o nim nie zapomniał.
Zgoda na kontakt i RODO
Przypomnienia SMS i e-mail wychodzą tylko do osób, które wyraziły zgodę. Pacjent może ją wyrazić kodem QR w poczekalni, podpisem palcem na ekranie albo przez link w wiadomości. Każda zgoda jest zapisana z datą i sposobem wyrażenia, a rezygnacja zajmuje jedno kliknięcie.
Administratorem danych pacjentów pozostaje gabinet. Jak sformułować klauzulę zgody, opisujemy we wpisie zgoda na SMS od klienta - wzór klauzuli; przy nietypowych przypadkach skonsultuj ją z prawnikiem. Dane każdej firmy są oddzielone od innych, logowanie można zabezpieczyć dwoma składnikami, a kopie zapasowe są szyfrowane.
Pacjentowi, który nie ma smartfona, zgodę możesz zapisać także ustnie - zostaje wtedy oznaczona jako zadeklarowana przez gabinet. Mocniejszym dowodem jest zgoda potwierdzona przez pacjenta kodem QR, linkiem albo podpisem.
Rejestracja bez przepisywania kalendarza
Terminarz dnia i tygodnia pokazuje wizyty, a rejestratorka może mieć własne konto z rolą „biuro”. Raport pokaże, ilu pacjentów wróciło na kontrolę po przypomnieniu, a dziennik wysyłek - co i kiedy wyszło.
Program działa w przeglądarce na komputerze w rejestracji i w aplikacji na Androida. Treści wiadomości ustawiasz sam, osobno dla wizyt pierwszorazowych i kontrolnych.
Dane każdego gabinetu są oddzielone od innych kont, a gdy zdecydujesz się zakończyć korzystanie z programu, wyeksportujesz swoje dane.
Rejestratorka widzi od rana, kogo trzeba potwierdzić telefonicznie.
Pacjentów możesz zaimportować z Excela (tylko dane kontaktowe i terminy). Sprawdź, czy taki model pracy pasuje do Twojego gabinetu: załóż konto i testuj 30 dni bez podawania karty kredytowej.