Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Ten dokument reguluje powierzenie nam przetwarzania danych osobowych, które wprowadzasz do aplikacji klientwraca.pl - przede wszystkim danych Twoich klientów. Akceptujesz go przy zakładaniu konta, razem z regulaminem. Zawarcie tej umowy wymaga art. 28 ust. 3 RODO i nie wiąże się z żadną dodatkową opłatą.

§ 1. Strony i role

Administratorem danych swoich klientów jesteś Ty - firma, która korzysta z aplikacji i wprowadza do niej dane. To Ty decydujesz, czyje dane wpisujesz, po co i jak długo je trzymasz.

Podmiotem przetwarzającym (procesorem) jesteśmy my: Netprofile Ariel Tarnowski, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Akademii Umiejętności 79/6, NIP 9372500040. Przetwarzamy te dane wyłącznie po to, żeby aplikacja działała - i wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie.

Poleceniem w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a RODO jest każde Twoje działanie w aplikacji: dodanie klienta, zaplanowanie wizyty, wysłanie przypomnienia, wygenerowanie protokołu. Osobnych pism nie potrzebujemy.

§ 2. Co, po co i jak długo przetwarzamy

Cel i charakter przetwarzania: świadczenie usługi klientwraca.pl - prowadzenie bazy klientów i obiektów, terminarza, historii usług, zgód na kontakt, wysyłka przypomnień SMS i e-mail, generowanie protokołów, wycen i umów, przechowywanie zdjęć i notatek z wizyt oraz kopii zapasowych.

Kategorie osób: Twoi klienci i osoby przez nich wskazane do kontaktu, mieszkańcy i najemcy lokali w budynkach, które obsługujesz, oraz Twoi pracownicy, którym zakładasz konta w aplikacji.

Rodzaje danych: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail, NIP, treść zgód wraz z datą i sposobem ich udzielenia, historia wykonanych usług i terminy kolejnych, notatki, nagrania dyktowanych notatek i zdjęcia z wizyt, adres ustalony z lokalizacji GPS (gdy użytkownik o to poprosi), podpis złożony na protokole, dane z dokumentów i faktur, które wgrasz (kontrahent, NIP, numer, kwota, termin płatności), treść wysłanych wiadomości wraz z numerem odbiorcy, nazwą nadawcy i statusem doręczenia. Nie przewidujemy przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) - jeżeli wprowadzisz je do notatek, robisz to na własną odpowiedzialność i pod własną podstawą prawną.

Czas: przez okres obowiązywania umowy o korzystanie z aplikacji, a po jej zakończeniu - przez czas opisany w § 8.

§ 3. Nasze obowiązki

1. Przetwarzamy dane wyłącznie na Twoje polecenie, w zakresie i celu opisanym powyżej. Nie wykorzystujemy ich do własnych celów, nie sprzedajemy ich ani nie udostępniamy nikomu poza przypadkami opisanymi w tej umowie i wymogami prawa.
2. Do danych mają dostęp wyłącznie osoby, które tego potrzebują do obsługi lub utrzymania systemu, zobowiązane do zachowania poufności.
3. Stosujemy środki bezpieczeństwa opisane w § 5 i sprawdzamy ich skuteczność.
4. Pomagamy Ci wywiązać się z obowiązków wobec Twoich klientów: udzielenia informacji, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych. W aplikacji dane wyszukasz, poprawisz, wyeksportujesz i usuniesz samodzielnie; jeśli czegoś nie da się zrobić z panelu, wystarczy się do nas odezwać.
5. Pomagamy Ci w wypełnieniu obowiązków z art. 32-36 RODO, w szczególności w razie naruszenia ochrony danych i przy ocenie skutków dla ochrony danych.
6. Na Twoje żądanie udostępniamy informacje niezbędne do wykazania, że wywiązujemy się z tej umowy.
7. Jeżeli uznamy, że Twoje polecenie narusza przepisy o ochronie danych, poinformujemy Cię o tym.

§ 4. Twoje obowiązki

Jako administrator odpowiadasz za to, że masz podstawę prawną do przetwarzania danych, które wprowadzasz, że spełniłeś wobec swoich klientów obowiązek informacyjny i że zebrane zgody na kontakt są ważne. Odpowiadasz też za to, komu w swojej firmie zakładasz konta i jakie nadajesz im uprawnienia, oraz za bezpieczeństwo haseł do tych kont. Aplikacja daje narzędzia do zbierania i dokumentowania zgód, ale nie zwalnia Cię z odpowiedzialności za ich treść i zakres.

Polecając wysyłkę wiadomości, odpowiadasz za to, że odbiorca może ją otrzymać - informacje handlowe wyłącznie za jego odrębną zgodą - oraz że masz prawo do nazwy nadawcy SMS, której używasz. Zasady wysyłek, w tym obowiązki wobec dostawcy bramki SMS i operatorów, opisuje § 4a regulaminu.

§ 5. Bezpieczeństwo (art. 32 RODO)

• Połączenie z aplikacją jest szyfrowane (HTTPS/TLS), a hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótów.
• Dane każdej firmy są odseparowane - użytkownik widzi wyłącznie dane własnej firmy, a technik wyłącznie przydzielone mu zlecenia.
• Dostęp do panelu administracyjnego usługodawcy mają tylko upoważnione osoby i każda z nich loguje się dwuskładnikowo (hasło i jednorazowy kod).
• Użytkownikom aplikacji udostępniamy logowanie dwuskładnikowe (kod z e-maila albo z aplikacji uwierzytelniającej) i mocno je zalecamy - panel przypomina o nim każdemu, kto go nie włączył. O jego włączeniu decydujesz Ty, w ramach własnej oceny ryzyka jako administrator (art. 32 RODO).
• Wykonujemy regularne kopie zapasowe bazy i plików, przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
• Serwer jest aktualizowany, chroniony zaporą sieciową i ograniczeniami liczby zapytań; dostęp administracyjny odbywa się kluczem SSH.
• Zapisujemy historię wysłanych wiadomości i zdarzeń w koncie, co pozwala odtworzyć przebieg zdarzeń.
• Aplikacja mobilna przechowuje dane potrzebne do pracy bez zasięgu w zaszyfrowanej bazie na telefonie i usuwa je przy wylogowaniu; dostęp do niej można zablokować odciskiem palca lub blokadą ekranu telefonu.

§ 6. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

Wyrażasz ogólną zgodę na korzystanie przez nas z podwykonawców wymienionych poniżej. Każdy z nich jest związany obowiązkami nie mniej surowymi niż nasze.

Podmiot	Rola	Miejsce przetwarzania
OVH Sp. z o.o.	Hosting serwera i kopii zapasowych	Polska (Warszawa)
Digital Virgo Polska Sp. z o.o. (Justsend), rondo Ignacego Daszyńskiego 1, 00-843 Warszawa, KRS 0001068391	Wysyłka wiadomości SMS (bramka SMS) i obsługa reklamacji dotyczących wysyłek	Polska
Cloudflare, Inc.	Ochrona przed atakami, szyfrowanie połączeń i przekazywanie poczty do adresów w domenie klientwraca.pl - dane wyłącznie w trakcie przesyłania	UE / USA (SCC, DPF)
PayU S.A.	Obsługa płatności za abonament	Polska
Google Ireland Ltd.	Wysyłka e-maili z konta Gmail - tylko jeśli firma sama podłączy swoje konto Google	UE / USA (SCC, DPF)
Google Ireland Ltd. (Firebase Cloud Messaging)	Doręczanie powiadomień push do aplikacji mobilnej - identyfikator urządzenia i treść powiadomienia	UE / USA - Google LLC (SCC, DPF)
Google Ireland Ltd. (Firebase Crashlytics)	Raporty o awariach aplikacji mobilnej - model telefonu, wersje systemu i aplikacji, przebieg błędu, bez danych klientów	UE / USA - Google LLC (SCC, DPF)
OpenStreetMap Foundation (Nominatim)	Zamiana współrzędnych GPS na adres, tylko po naciśnięciu „Uzupełnij z GPS” - wyłącznie współrzędne, wysyłane z naszego serwera, bez danych konta, klienta i adresu IP użytkownika	Wielka Brytania (decyzja KE o adekwatności)

Aplikacja mobilna. Powiadomienia push doręczamy przez Firebase Cloud Messaging - usługa otrzymuje identyfikator urządzenia i treść powiadomienia (np. „Jutro 3 wizyty”), bez danych Twoich klientów ponad to, co jest w treści. Raporty o awariach aplikacji (Firebase Crashlytics) zawierają model telefonu, wersję systemu i aplikacji oraz przebieg błędu - nie wysyłamy w nich danych z bazy klientów. Polecenia głosowe („Sterowanie głosem”, funkcja dobrowolna) zamienia na tekst usługa rozpoznawania mowy w telefonie użytkownika, wybrana i skonfigurowana przez niego w systemie telefonu - nie jest to nasz podwykonawca i nie przekazujemy jej danych z bazy; na nasz serwer trafia tylko wynik polecenia. Dyktowane notatki zamieniamy na tekst na własnym serwerze. Dane z wgranych faktur (z pliku XML, z tekstu PDF albo ze zdjęcia metodą OCR) odczytujemy również wyłącznie na własnym serwerze - plików nie przekazujemy żadnej zewnętrznej usłudze.

Wysyłka SMS. Dostawca bramki SMS otrzymuje numer telefonu odbiorcy, treść wiadomości i nazwę nadawcy, a w razie reklamacji - dane osoby, która ją złożyła. Przetwarza je w celu doręczenia wiadomości, obsługi reklamacji i zapytań od odbiorców, operatorów i organów oraz wykrywania nadużyć w sieciach komórkowych. Wyrażasz zgodę, by dostawca bramki SMS korzystał - na warunkach swojej umowy powierzenia - z dalszych podmiotów zapewniających mu pocztę elektroniczną, usługi w chmurze, obsługę techniczną i obsługę reklamacji. Operatorzy sieci komórkowych, przez których wiadomość jest doręczana, są w zakresie numerów telefonów odrębnymi administratorami.

O zamiarze dodania lub zmiany podwykonawcy poinformujemy Cię z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem - e-mailem albo komunikatem w panelu. W tym czasie możesz zgłosić sprzeciw; jeżeli nie da się go uwzględnić, masz prawo wypowiedzieć umowę o korzystanie z aplikacji ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

§ 7. Przekazywanie poza EOG

Dane przechowujemy na serwerach w Polsce. Jeżeli którykolwiek z podwykonawców przetwarzałby dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to wyłącznie na podstawie mechanizmów dopuszczonych przez RODO - standardowych klauzul umownych albo decyzji o odpowiednim stopniu ochrony. Dotyczy to w szczególności usług Google (Firebase Cloud Messaging i Firebase Crashlytics, a także Gmail, jeśli podłączysz swoje konto): umowę zawiera Google Ireland Ltd., a przekazanie do Google LLC w USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE oraz decyzji o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework).

§ 8. Zakończenie współpracy

Po rozwiązaniu umowy o korzystanie z aplikacji, zgodnie z Twoim wyborem, zwracamy Ci dane albo je usuwamy. Kopię wszystkich danych pobierzesz z panelu w zakładce „Twoje dane i konto”; przygotowujemy ją w ciągu 7 dni. Jeżeli zgłosisz usunięcie konta, dane usuwamy po 30 dniach od zgłoszenia - ten czas jest po to, żebyś mógł zgłoszenie wycofać albo zdążyć pobrać kopię. Usuwamy wówczas także kopie ze zwykłych kopii zapasowych w terminie nieprzekraczającym 30 dni od ich rotacji.

Dane wysłanych SMS-ów (numer odbiorcy i treść) przechowuje także dostawca bramki SMS - przez czas potrzebny do rozpatrywania reklamacji i wymagany przepisami prawa, po czym je anonimizuje. Tych danych nie możemy usunąć z jego systemów wcześniej.

Zachowujemy wyłącznie dokumenty, których przechowywania wymaga od nas prawo - przede wszystkim faktury za abonament, przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Nie zawierają one danych Twoich klientów.

§ 9. Naruszenia ochrony danych

O stwierdzonym naruszeniu ochrony danych, które powierzyłeś, informujemy Cię bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia albo od chwili, gdy zgłosi je nam nasz podwykonawca, na adres e-mail przypisany do Twojego konta. Przekazujemy opis naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dotyczy, prawdopodobne konsekwencje i podjęte działania. Zgłoszenie do Prezesa UODO i ewentualne zawiadomienie osób, których dane dotyczą, należy do Ciebie jako administratora - pomożemy Ci przygotować potrzebne informacje.

§ 10. Kontrola

Masz prawo sprawdzić, czy przetwarzamy powierzone dane zgodnie z tą umową. Kontrolę zapowiadasz z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, przeprowadzasz ją w dni robocze i w sposób, który nie zakłóca działania usługi dla pozostałych klientów. W pierwszej kolejności udzielamy informacji pisemnie - zwykle to wystarcza. Koszty kontroli ponosi strona, która ją prowadzi, chyba że wykaże ona naruszenie tej umowy.

Kontrola u naszych podwykonawców odbywa się za naszym pośrednictwem i na warunkach ich umów - na przykład dostawca bramki SMS dopuszcza jeden audyt w roku, zapowiedziany z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem roboczym.

§ 11. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

Odpowiadamy za szkodę spowodowaną przetwarzaniem, jeżeli nie dopełniliśmy obowiązków nałożonych przez RODO bezpośrednio na podmioty przetwarzające albo działaliśmy wbrew Twoim zgodnym z prawem poleceniom. Zasady i ograniczenia odpowiedzialności opisane w regulaminie stosuje się odpowiednio, z wyłączeniem odpowiedzialności, której zgodnie z przepisami nie można ograniczyć.

Umowa obowiązuje przez czas korzystania z aplikacji. Możemy ją zmienić z ważnych przyczyn - w szczególności zmiany przepisów, zakresu usługi albo listy podwykonawców - informując o tym z 14-dniowym wyprzedzeniem. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i prawo polskie.