Przypomnienie o wizycie to jedna z najprostszych rzeczy, które możesz zrobić, żeby grafik salonu nie miał dziur. Klientka umówiona trzy tygodnie temu nie zawsze pamięta, że to dziś o 16:00. Nie odwołuje, bo zapomniała, a Ty czekasz z przygotowanym stanowiskiem. Poniżej piszemy, dlaczego przypomnienia działają, kiedy je wysyłać, dajemy sześć gotowych wzorów SMS i e-mail, a na koniec omawiamy zgodę klientki i przypomnienia o kolejnym zabiegu. Tekst przyda się salonom kosmetycznym, gabinetom stylizacji, masażu, fizjoterapii i podobnym usługom.

Dlaczego przypomnienia zmniejszają liczbę nieodbytych wizyt

Nie podamy Ci procentów z „badań”, bo każdy salon ma inną klientelę. Mechanizm jest jednak prosty:

  • większość nieobecności to zapomnienie, a nie zła wola - przypomnienie rozwiązuje ten problem wprost,
  • klientka, która nie może przyjść, odwołuje wcześniej - a Ty masz czas, żeby wpisać kogoś z listy oczekujących,
  • przypomnienie z numerem telefonu ułatwia przełożenie wizyty zamiast niepojawienia się.

Najlepiej sprawdzić to na własnych liczbach: policz nieodbyte wizyty z ostatnich trzech miesięcy, włącz przypomnienia i porównaj po kolejnych trzech.

Kiedy wysłać przypomnienie SMS o wizycie

Najczęściej spotykane praktyki:

  • dzień przed wizytą - klientka ma czas, żeby przełożyć, a Ty, żeby zapełnić termin,
  • kilka godzin przed (np. 2 godziny) - przydatne przy wizytach rano albo umówionych dawno,
  • przy umawianiu wizyty - krótkie potwierdzenie z datą i godziną, szczególnie gdy umawiasz przez telefon.

Nie musisz stosować wszystkich trzech. Przy zabiegach krótkich i tanich zwykle wystarcza jedno przypomnienie dzień wcześniej. Przy długich zabiegach, na które rezerwujesz kilka godzin, dwa przypomnienia mają więcej sensu. Uwaga na godziny wysyłki: SMS o 6:00 rano lub o 22:00 raczej zirytuje.

6 gotowych wzorów przypomnień

W nawiasach klamrowych są znaczniki, które klientwraca.pl uzupełnia sam: {klient} (imię i nazwa klienta), {termin} (data i godzina wizyty), {usluga}, {firma} i {telefon_firmy}. Wzory SMS są krótkie, żeby zmieścić się w jednej wiadomości (pamiętaj, że polskie znaki skracają limit - część firm pisze SMS-y bez ogonków).

Wzór 1 - SMS dzień przed wizytą

Dzien dobry {klient}, przypominamy o wizycie w {firma}: {termin}. Zmiana terminu: {telefon_firmy}.

Wzór 2 - SMS w dniu wizyty

{klient}, czekamy na Ciebie dzis ({termin}) w {firma}. Jesli cos sie zmienilo, zadzwon: {telefon_firmy}.

Wzór 3 - SMS z prośbą o przygotowanie

{klient}, {termin}: {usluga}. Prosimy przyjsc bez makijazu oczu. Pytania: {telefon_firmy}. {firma}

Treść przygotowania dostosuj do zabiegu: zmyty lakier, nieopalona skóra, wygodny strój.

Wzór 4 - SMS potwierdzenie przy umawianiu

Dziekujemy {klient}! Wizyta w {firma}: {termin}. Przypomnimy dzien wczesniej. Tel. {telefon_firmy}

Wzór 5 - e-mail dzień przed wizytą

Temat: Przypomnienie o wizycie - {termin}

Dzień dobry {klient},

przypominamy o wizycie w {firma}: {usluga}, {termin}.

Jeśli nie możesz przyjść, zadzwoń pod {telefon_firmy} - umówimy inny termin, a zwolnione miejsce przekażemy innej osobie.

Do zobaczenia!

Wzór 6 - przypomnienie o kolejnym zabiegu

Dzien dobry {klient}, minelo juz kilka tygodni od {usluga} w {firma}. Zadzwon, by umowic kolejny termin: {telefon_firmy}.

Ten ostatni różni się od pozostałych: nie dotyczy wizyty już umówionej, tylko zachęca do kolejnej. O tym niżej.

Czego unikać w przypomnieniu o wizycie

  • Marketingu w przypomnieniu o usłudze. „Przypominamy o wizycie, a przy okazji -20% na manicure hybrydowy” zmienia charakter wiadomości. Promocję wysyłaj osobno, tylko do osób ze zgodą marketingową.
  • Linków ze skracaczy adresów. Wiadomości z krótkimi linkami do nieznanych domen wyglądają jak oszustwa, a klientki są coraz ostrożniejsze. Jeśli musisz dać link, niech prowadzi do Twojej domeny.
  • Zbyt długich wiadomości. SMS na trzy części kosztuje trzy razy więcej i rzadko jest czytany do końca.
  • Braku nazwy salonu. Klientka musi wiedzieć, od kogo jest SMS - najlepiej przez nazwę nadawcy albo podpis w treści.
  • Szczegółów, które ktoś może źle odebrać. Telefon czasem czyta ktoś inny. Przy zabiegach, o których klientka może nie chcieć mówić, ogranicz się do „wizyta” zamiast nazwy zabiegu.

Zgoda klientki

Przypomnienie o umówionej wizycie dotyczy usługi, którą klientka już zamówiła. Przypomnienie o kolejnym zabiegu łatwiej uznać za informację handlową. Najprościej zbierać od klientek zgodę na przypomnienia, a osobno zgodę na marketing. Jak to zrobić i jak zgodę udokumentować, piszemy we wpisach zgoda na SMS od klienta - wzór klauzuli oraz czy mogę wysłać klientowi SMS z przypomnieniem.

Przypomnienie o kolejnym zabiegu

W salonie wiele usług ma naturalny cykl: uzupełnianie rzęs, manicure hybrydowy, regulacja brwi, seria zabiegów na twarz, depilacja. Klientka zadowolona z wizyty wróci - jeśli nie zapomni i nie umówi się w salonie bliżej pracy.

Dlatego warto, żeby każda usługa cykliczna miała przypisany odstęp do kolejnej wizyty, a system po zamknięciu wizyty sam wyliczał, kiedy przypomnieć. Część klientek woli telefon niż SMS - je warto mieć na osobnej liście do obdzwonienia.

Kilka praktycznych wskazówek:

  • odstęp ustal na podstawie zaleceń dla danego zabiegu i swojego doświadczenia - inny przy rzęsach, inny przy zabiegach na twarz wykonywanych w serii,
  • przypomnienie wysyłaj trochę przed terminem, a nie w dniu, w którym klientka powinna już siedzieć na fotelu - musi mieć czas, żeby znaleźć wolną chwilę,
  • przy seriach zabiegów umawiaj od razu kolejną wizytę na koniec obecnej, a przypomnienie niech dotyczy już konkretnego terminu,
  • zapisuj w karcie klientki, co zostało zrobione i jakich produktów użyłaś - przy kolejnej wizycie nie musisz pytać o to samo.

Klientka, która dostaje przypomnienie w dobrym momencie, rzadziej szuka nowego salonu. To prosty sposób na utrzymanie stałej klienteli bez promocji i rabatów.

Program do salonu kosmetycznego - co z rezerwacjami online

Szukając aplikacji do umawiania wizyt, trafisz na systemy, w których klientka sama rezerwuje termin przez internet. klientwraca.pl tak nie działa i nie udajemy, że jest inaczej. U nas wizytę wpisujesz Ty (albo recepcja) do kalendarza, a aplikacja zajmuje się resztą:

  • przypomnienia przed wizytą - SMS z bramki (z nazwą salonu jako nadawcą w planie Firma), e-mail albo „SMS z mojego telefonu” (gotowy szkic wysyłany z Twojego numeru),
  • przypomnienia o kolejnym zabiegu według cyklu usługi,
  • szablony wiadomości - edytujesz treść dla każdego momentu i kanału,
  • karta klientki z historią wizyt, notatkami (np. uczulenia, użyte produkty) i zdjęciami efektów,
  • zgody zbierane kodem QR, podpisem na telefonie, linkiem lub ustnie z adnotacją.

Jeśli klientki rezerwują u Ciebie głównie przez telefon i komunikatory, taki układ jest prosty. Więcej o tym, jak działa aplikacja w gabinetach, znajdziesz na stronie klientwraca.pl dla kosmetyczek.

Podsumowanie

  • Przypomnienie o wizycie ogranicza nieobecności wynikające z zapomnienia i daje klientce łatwy sposób na przełożenie terminu.
  • Typowy moment to dzień przed wizytą, opcjonalnie kilka godzin przed.
  • SMS ma być krótki: imię, data, godzina, nazwa salonu, telefon. Bez promocji i bez skracaczy linków.
  • Przypomnienia o kolejnym zabiegu wysyłaj według cyklu usługi i tylko klientkom ze zgodą.

Chcesz wysyłać przypomnienia bez ręcznego pisania SMS-ów? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.