Zeszyt, Excel czy program? Baza klientów dla małej firmy

Baza klientów dla małej firmy nie musi od pierwszego dnia oznaczać drogiego programu. Wielu kominiarzy i serwisantów latami prowadzi klientów w zeszycie albo w Excelu - i przez jakiś czas to działa. Problem zaczyna się, gdy klientów jest kilkuset, każdy ma inny termin przeglądu, a Ty próbujesz sobie przypomnieć, kogo trzeba odwiedzić w przyszłym miesiącu. Poniżej uczciwie porównujemy trzy rozwiązania i podpowiadamy, kiedy warto zmienić jedno na drugie.

Zeszyt - najprostsza baza klientów

Zeszyt ma zalety, których nie warto lekceważyć:

• zero kosztów i zero nauki - długopis każdy umie obsłużyć,
• działa bez prądu i internetu, także w piwnicy przy kotle,
• szybki zapis w terenie - kilka słów i gotowe.

Wady wychodzą z czasem:

• nic nie przypomni Ci o terminie - musisz sam kartkować i liczyć, komu minął rok,
• trudno cokolwiek znaleźć - klient dzwoni, pyta, co wymieniano dwa lata temu, a Ty szukasz po kilku zeszytach,
• jeden egzemplarz - zgubiony, zalany albo zostawiony w aucie to utrata całej historii,
• nie da się podzielić pracy - pracownik albo żona prowadząca biuro nie zajrzą do zeszytu, który jeździ z Tobą.

Zeszyt sprawdza się przy kilkunastu, może kilkudziesięciu klientach i usługach jednorazowych, bez powtarzalnych terminów.

Excel lub Google Sheets - krok dalej

Arkusz to najczęstszy następny krok i często bardzo rozsądny. Możesz w nim:

• sortować i filtrować - np. po miejscowości albo dacie ostatniej usługi,
• szybko wyszukiwać klienta po nazwisku lub numerze telefonu,
• mieć kopię - plik w chmurze nie zginie razem z telefonem,
• współdzielić - Google Sheets pozwala pracować kilku osobom naraz.

Kiedy Excel wystarcza

Arkusz w zupełności wystarczy, jeśli:

• masz do stu, może kilkuset klientów i pracujesz sam,
• nie robisz przeglądów cyklicznych albo klienci sami pamiętają o terminach,
• raz na jakiś czas przeglądasz listę i dzwonisz do kilku osób,
• nie potrzebujesz protokołów, zdjęć ani podpisów przy każdej wizycie.

Jeśli to opis Twojej firmy - zostań przy Excelu. Nie ma sensu płacić za narzędzie, którego nie wykorzystasz.

Gdzie Excel zaczyna uwierać

• Przypomnienia robisz ręcznie. Formuła pokaże, komu minął rok, ale SMS i tak musisz napisać i wysłać sam, jeden po drugim.
• Jeden klient, kilka obiektów. Pan Kowalski ma dom, mieszkanie na wynajem i działkę z domkiem. W arkuszu to albo trzy wiersze z powtórzonymi danymi, albo jedna komórka z chaosem.
• Budynki wielolokalowe. Wspólnota, pięć klatek, sto mieszkań, część lokali niedostępna przy pierwszej wizycie - w arkuszu szybko robi się bałagan.
• Historia usług. Co wymieniano, jakie zdjęcia, jaki protokół - arkusz nie jest do tego stworzony.
• Zgody na kontakt. Trzeba zapisać, kto i kiedy zgodził się na SMS, a kto zrezygnował. W arkuszu to kolejne kolumny, o których łatwo zapomnieć.
• Telefon w terenie. Edytowanie dużego arkusza na smartfonie nie należy do przyjemności.

Program (CRM dla małej firmy usługowej)

CRM, czyli program do obsługi klientów, porządkuje to, co w arkuszu robisz ręcznie. W wersji dla małej firmy usługowej chodzi zwykle o kilka rzeczy:

• karta klienta z obiektami i historią - adresy, urządzenia, wykonane usługi, notatki, zdjęcia,
• terminy i przypomnienia - program sam wylicza, kiedy przypada kolejny przegląd, i przypomina klientowi SMS-em lub e-mailem,
• zgody na kontakt zapisane przy kliencie, z datą i sposobem wyrażenia,
• dokumenty - protokoły, wyceny, umowy w PDF,
• dostęp z telefonu - w terenie masz pod ręką całą historię klienta,
• praca w kilka osób - każdy widzi to, co powinien.

Minusy też są:

• abonament - kosztuje co miesiąc, więc musi się zwracać,
• trzeba się nauczyć - nawet prosty program wymaga kilku wieczorów, żeby wszystko ustawić,
• zależność od dostawcy - sprawdź, czy możesz w każdej chwili wyeksportować swoje dane.

Jak policzyć, czy program się opłaca, pokazujemy w tekście ile klientów tracisz bez przypomnień.

Porównanie w skrócie

Baza klientów a RODO - co musisz wiedzieć

Niezależnie od tego, czy trzymasz dane w zeszycie, czy w programie, jesteś administratorem danych osobowych swoich klientów. To brzmi groźnie, ale w praktyce sprowadza się do kilku zasad:

• Zbieraj tylko to, czego potrzebujesz. Imię, nazwisko, telefon, adres obiektu i historia usług - tak. PESEL czy data urodzenia - zwykle nie.
• Poinformuj klienta, kto przetwarza jego dane, w jakim celu i jak długo. Wystarczy krótka informacja na zleceniu, protokole albo na stronie internetowej.
• Chroń dane. Zeszyt w zamykanej szufladzie, plik Excela z hasłem, konto w programie z mocnym hasłem i najlepiej z logowaniem dwuetapowym. Nie wysyłaj całej bazy mailem do znajomego „do przejrzenia”.
• Nie trzymaj danych w nieskończoność. Jeśli klient od lat nie korzysta z usług i nie ma podstawy, by dalej przechowywać jego dane, usuń je.
• Kontakt w celach marketingowych - tylko za zgodą. Więcej o tym w tekście czy mogę wysłać klientowi SMS.
• Jeśli korzystasz z programu w chmurze, dostawca przetwarza dane w Twoim imieniu - potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych. Solidni dostawcy dają ją przy rejestracji.

To ogólne zasady. Przy nietypowych przypadkach (dane szczególnych kategorii, bardzo duże bazy) skonsultuj się z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Jak przenieść bazę z zeszytu lub Excela do programu

Przeprowadzka danych to moment, którego wielu właścicieli się boi. Niepotrzebnie - wystarczy podejść do niej po kolei.

1. Zacznij od aktywnych klientów

Nie przepisuj wszystkiego z ostatnich piętnastu lat. Zacznij od osób, u których byłeś w ostatnich dwóch-trzech latach. Starszych klientów dopiszesz, gdy zadzwonią.

2. Z zeszytu - najpierw do arkusza

Jeśli masz dane tylko na papierze, przepisz je do prostego arkusza: jedna osoba w wierszu, każda informacja w osobnej kolumnie. Możesz podzielić to na kilka wieczorów albo poprosić kogoś z rodziny o pomoc.

3. Uporządkuj arkusz

• osobne kolumny: imię, nazwisko, telefon, e-mail, ulica, kod, miejscowość, data ostatniej usługi, rodzaj usługi,
• jeden format telefonu (np. 9 cyfr bez spacji),
• jeden format daty,
• usunięte duplikaty - ten sam klient wpisany dwa razy to później dwa SMS-y.

4. Zaimportuj i sprawdź

Zapisz plik jako CSV lub XLSX i skorzystaj z importu w programie. Po imporcie przejrzyj kilkanaście losowych kart klientów i porównaj z oryginałem.

5. Uzupełniaj zgody przy okazji wizyt

Import nie przeniesie zgód na SMS, jeśli ich nie zbierałeś. Nie wysyłaj przypomnień wszystkim naraz - zbieraj zgody przy najbliższych wizytach, a do pozostałych klientów zadzwoń. Gotowy tekst znajdziesz we wpisie wzór klauzuli zgody na SMS.

6. Zachowaj stary plik

Przez kilka miesięcy trzymaj oryginalny arkusz (zabezpieczony) jako kopię. Gdy upewnisz się, że wszystko jest w programie, usuń zbędne kopie - kilka rozrzuconych wersji bazy to też ryzyko.

Co wybrać?

• Kilkunastu klientów, usługi jednorazowe - zeszyt albo prosty arkusz.
• Do kilkuset klientów, sam, bez przeglądów cyklicznych - Excel lub Google Sheets.
• Przeglądy co rok lub co pół roku, kilka obiektów przy kliencie, pracownicy, protokoły - program.

Jeśli jesteś w trzeciej grupie, wypróbuj klientwraca.pl: to CRM dla małej firmy usługowej z importem klientów z Excela lub CSV, przypomnieniami SMS i e-mail oraz zgodami zapisywanymi z historią. Plan Start jest darmowy dla maksymalnie 3 klientów, a pełne plany przetestujesz przez 30 dni bez podawania karty kredytowej. Obejrzyj demo albo załóż konto.