Większość ustaleń z klientami nie zapada przy biurku. Klient dzwoni, gdy jesteś na dachu. Na miejscu dopowiada, że przy okazji chciałby wycenę na drugi pokój. W hurtowni przypominasz sobie, że kończą się złączki. Każda z tych rzeczy jest drobna i właśnie dlatego ginie.

Problemem rzadko jest pamięć. Problemem jest to, że w chwili, gdy informacja przychodzi, nie masz jej gdzie odłożyć.

Dlaczego zeszyt i kartki zawodzą

Zeszyt w aucie działa, dopóki jesteś w aucie. Kartka na desce rozdzielczej działa do pierwszego otwartego okna. Zdjęcie tablicy rozdzielczej z dopiskiem flamastrem ginie w galerii między zdjęciami z urlopu.

Wszystkie te sposoby mają trzy wspólne wady:

  • nie ma ich pod ręką dokładnie wtedy, gdy są potrzebne,
  • nie da się ich przeszukać („co ten Kowalski mówił w marcu?”),
  • nie są połączone z klientem ani z terminem, więc notatka i tak wymaga przepisania.

Zasada pierwsza: zapisz od razu, jednym zdaniem

Notatka w terenie nie musi być ładna. Ma powstać w dziesięć sekund, inaczej nie powstanie wcale. Wystarczy jedno zdanie, które odpowiada na trzy pytania: kto, czego chce, co mam zrobić.

  • „Kowalski - wycena drugiej jednostki, oddzwonić do piątku”
  • „Nowak, Lipowa 12 - pies na podwórku, dzwonić przed wjazdem”
  • „Dokupić złączki 16 mm i taśmę”

Jeśli masz zajęte ręce, podyktuj notatkę. Mówisz zdanie do telefonu, a telefon zamienia je na tekst. To ważne: nagrania głosowego nikt potem nie odsłuchuje, a tekst da się przeczytać w sekundę i przeszukać.

Zasada druga: jedno miejsce na wszystko

Notatki rozrzucone po SMS-ach do samego siebie, komunikatorze i notesie są tyle warte, co ich brak. Wybierz jedno miejsce i wrzucaj tam wszystko, bez sortowania. Sortowanie przyjdzie później.

W firmie z pracownikami to samo dotyczy całej ekipy. Jeśli monter usłyszy od klienta, że ten chce jeszcze przegląd kotła, ta informacja powinna trafić tam, gdzie zobaczy ją biuro, a nie zostać w głowie montera do końca tygodnia.

Zasada trzecia: raz dziennie opróżnij listę

Lista notatek to poczekalnia. Raz dziennie, wieczorem albo rano przed wyjazdem, przejdź ją od góry i każdej notatce znajdź miejsce:

  1. Ma termin? Wpisz do kalendarza na konkretny dzień.
  2. To praca do zrobienia, ale bez daty? Na listę prac do zaplanowania, np. na tablicę Kanban.
  3. To informacja o kliencie? Do jego karty, żeby była pod ręką przed kolejną wizytą.
  4. Już nieaktualne? Usuń.

Po takim przeglądzie lista jest pusta. Długa lista notatek „na później” to znak, że żadna z nich nie zostanie zrobiona.

Notatki przy kliencie robią różnicę

Klient, który słyszy „pamiętam, że prosił Pan o wycenę drugiej jednostki”, zostaje na lata. Klient, który musi trzeci raz tłumaczyć, gdzie jest zawór, szuka innej firmy. Krótka notatka w karcie klienta kosztuje dziesięć sekund, a przy następnej wizycie oszczędza kwadrans i robi dobre wrażenie.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

W klientwraca.pl służą do tego Notatki. Na górnym pasku jest przycisk, którym zapisujesz notatkę z dowolnego miejsca w programie, tekstem albo głosem. Wszystkie notatki leżą na jednej liście, a przy każdej są trzy przyciski: „Na tablicę”, „Do terminarza” i „Do klienta”. Przeniesiona notatka znika z listy, więc widzisz tylko to, co jeszcze czeka. Właściciel i biuro widzą notatki całej firmy.

Więcej o samej funkcji przeczytasz w aktualnościach, a program możesz sprawdzić za darmo przez 30 dni, bez podawania karty kredytowej.