Szukasz frazy protokół serwisowy wzór, bo po wizycie zostaje tylko kwota na kartce, a klient za miesiąc pyta, co właściwie było robione? Na dole tej strony podajesz adres e-mail i dostajesz uniwersalny wzór w PDF na jednej stronie A4. Pasuje do przeglądu, naprawy, montażu i uruchomienia. Niżej omawiamy każdą rubrykę.

Jeśli chcesz od razu plik: przejdź do formularza.

Po co protokół po wizycie serwisowej

  • Dowód dla klienta, że usługa się odbyła, przydatny przy gwarancji producenta, jeśli wymaga ona regularnych przeglądów.
  • Twoje zabezpieczenie. Zapisujesz stan urządzenia i zalecenia, a klient potwierdza to podpisem. Gdy za pół roku coś się zepsuje, widać, czy zalecenie było wykonane.
  • Podstawa rachunku. Części, ilości i czas pracy są zapisane przy kliencie, a nie odtwarzane wieczorem z pamięci.
  • Historia urządzenia. Następnym razem wiesz, co wymieniano i kiedy.

Zlecenie serwisowe a protokół serwisowy

Te dwa dokumenty często się myli.

Zlecenie serwisowe powstaje przed pracą: kto zgłasza, jakie urządzenie, co nie działa, na co klient się zgadza (np. diagnoza płatna, naprawa do określonej kwoty bez dodatkowego pytania).

Protokół serwisowy powstaje po pracy: co wykonano, jakich części użyto, jaki jest wynik i co zalecasz.

W małej firmie oba mieszczą się na jednej kartce. W naszym wzorze rubryka „zgłoszona usterka lub zakres zlecenia” pełni rolę zlecenia, a reszta to protokół.

Co zapisać w protokole serwisowym

Dane wykonawcy i klienta

Nazwa firmy, NIP, telefon i imię i nazwisko serwisanta. Po stronie klienta: imię i nazwisko lub nazwa, telefon oraz adres wykonania usługi, który nie zawsze jest adresem klienta.

Urządzenie i rodzaj wizyty

Rodzaj i model urządzenia, producent i numer seryjny. Numer seryjny wydaje się zbędny, dopóki klient nie ma dwóch takich samych urządzeń albo producent nie zapyta o niego przy gwarancji. Do tego rodzaj wizyty: przegląd, naprawa, montaż, uruchomienie albo wizyta gwarancyjna.

Zgłoszona usterka lub zakres zlecenia

Słowami klienta, np. „nie grzeje od wczoraj, wyświetla błąd E4”. To ważne przy sporach: widać, z czym klient dzwonił, a co znalazłeś na miejscu.

Wykonane czynności

Konkretnie i w punktach: co sprawdzono, co wyczyszczono, co wymieniono, co wyregulowano. „Naprawa urządzenia” niczego nie dokumentuje.

Użyte części i materiały

Tabela z nazwą, ilością, ceną jednostkową i wartością. Jeśli klient dostarczył część sam, też to zapisz, bo zmienia to odpowiedzialność za nią.

Wynik

Jedno z czterech: urządzenie sprawne, sprawne z zaleceniami, wymaga dalszej naprawy albo wyłączone z użytkowania. Ostatnia pozycja jest ważna przy urządzeniach gazowych i elektrycznych: jeśli zostawiasz urządzenie wyłączone ze względów bezpieczeństwa, klient musi to mieć na piśmie.

Uwagi, zalecenia i kolejny termin

Co wymaga obserwacji albo naprawy i do kiedy. Obok rubryka termin kolejnego przeglądu. To ona sprawia, że klient wraca do Ciebie, a nie do tego, kogo znajdzie w wyszukiwarce.

Czas pracy, dojazd i podpisy

Godziny pracy i dojazd, jeśli rozliczasz je osobno. Na końcu podpis serwisanta i podpis klienta jako potwierdzenie wykonania usługi.

Najczęstsze błędy

  1. Ogólniki zamiast czynności. „Przegląd wykonano” nie mówi, co sprawdzono.
  2. Brak numeru seryjnego. Przy kilku urządzeniach u jednego klienta nie wiadomo, którego dotyczy protokół.
  3. Zalecenia przekazane tylko ustnie. Klient ich nie pamięta, a Ty nie masz dowodu, że je przekazałeś.
  4. Części dopisywane po fakcie. Rachunek różni się wtedy od tego, co klient widział na miejscu.
  5. Puste pole z kolejnym terminem. Tracisz powód, żeby odezwać się za rok.
  6. Brak podpisu klienta. Przy sporze o zakres zostaje słowo przeciwko słowu.

Wzory dla konkretnych branż

Uniwersalny protokół wystarczy przy większości wizyt. Dla kilku branż mamy osobne wzory z rubrykami na typowe pomiary:

Papier czy telefon

Papierowy wzór sprawdza się przy kilku wizytach w tygodniu. Przy większej liczbie zaczynają się kłopoty: protokoły przepisywane wieczorem, kopie w segregatorach i terminy kolejnych przeglądów w zeszycie.

W klientwraca.pl protokół wypełniasz w telefonie z własnego szablonu (własne szablony od planu Solo), dodajesz zdjęcia, klient podpisuje palcem na ekranie, a PDF z Twoim logo idzie do niego od razu. Po zamknięciu wizyty termin kolejnego przeglądu wylicza się sam, a klient dostaje przypomnienie SMS-em lub e-mailem, jeśli się na to zgodził. Aplikacja działa też bez zasięgu, więc piwnica i kotłownia nie są przeszkodą.

Podsumowanie

  • Protokół serwisowy dokumentuje to, co wykonano; zlecenie to, co klient zgłosił. Oba zmieszczą się na jednej kartce.
  • Zapisuj czynności konkretnie, części z ilościami i wynik jednym z czterech określeń.
  • Zalecenia i termin kolejnego przeglądu zawsze na piśmie, z podpisem klienta.
  • Wzór poniżej jest poglądowy. Dostosuj go do swojej branży i urządzeń.

Wzór PDF dostaniesz na e-mail z formularza poniżej. A jeśli wolisz wypełniać protokoły w telefonie, sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto.