Kalendarz dobrze trzyma wizyty z dniem i godziną. Gorzej z pracą, która terminu jeszcze nie ma. Klient prosi o wycenę montażu klimatyzacji, inny czeka na pompę ciepła, która przyjdzie za dwa tygodnie, a trzeci chce przegląd „gdzieś w listopadzie”. Wpisane w kalendarz na wymyślony dzień robią bałagan, a zapisane w zeszycie - giną.
Na to jest tablica Kanban. Wymyślono ją w fabrykach Toyoty, a dziś używają jej zespoły od budowy po programowanie. Zasada jest prosta: kolumny to etapy pracy, karty to zadania, a kartę przesuwasz dalej, gdy praca przechodzi do kolejnego etapu.
Kolumny: od zapytania do zrobionej pracy
Dla instalatora albo serwisanta sprawdza się taki układ:
- Do wyceny - zapytania, do których trzeba pojechać albo policzyć.
- Wycena wysłana - czekasz na decyzję klienta.
- Do zaplanowania - klient się zgodził, trzeba znaleźć dzień.
- Zaplanowane - praca jest już w kalendarzu.
- Zrobione - po wizycie, do rozliczenia albo zamknięcia.
Pięć kolumn wystarczy. Przy dziesięciu karty rozchodzą się po tablicy i trudno cokolwiek zobaczyć. Jeśli potrzebujesz więcej etapów, dodaj na karcie listę kroków, np. Oględziny, Zamówienie, Montaż, Uruchomienie.
Co powinno być na karcie
Karta ma odpowiedzieć na pytania, które zadajesz sobie, planując tydzień:
- kto i gdzie - klient i adres,
- co - rodzaj pracy, najlepiej kolorem, żeby montaże i serwisy odróżniały się od razu,
- ile czasu - w godzinach, bo od tego zależy, ile prac zmieści się w dniu,
- ile warta - suma pod kolumną „Wycena wysłana” mówi, ile pieniędzy czeka na decyzję klientów,
- do kiedy - termin, po którym karta powinna się zaczerwienić.
Plan dni: ile pracy zmieści się w tygodniu
Druga przydatna tablica to plan dni. Kolumny to kolejne dni robocze, a karta jest tym wyższa, im dłużej trwa praca. Pod dniem widać sumę, np. „6 z 8 h”. Jeśli praca trwa 16 godzin, zajmuje dwa dni robocze.
Liczą się też wizyty już wpisane w kalendarz, więc od razu widać, czy w czwartek zmieści się jeszcze montaż na 5 godzin, czy lepiej przesunąć go na poniedziałek.
Sezon serwisowy na tablicy
Przed sezonem tablica pomaga przy obdzwanianiu klientów:
- Do obdzwonienia - klienci, którym zbliża się termin przeglądu,
- Umówione - termin ustalony i wpisany w kalendarz,
- Zrobione - przegląd wykonany.
Karty z kolumny „Do obdzwonienia” możesz rozdzielić między osoby w biurze. Kto ma które, widać po inicjałach na karcie.
Kiedy wpisywać termin w kalendarz
Dopiero gdy jest pewny. Tablica trzyma pracę bez daty, kalendarz - wizyty, o których wie klient i ekipa. Jeśli wpisujesz montaż w kalendarz „na wszelki wypadek”, a potem przesuwasz go trzy razy, każda zmiana to telefon do klienta i zamieszanie w ekipie. Lepiej niech karta poczeka w kolumnie „Do zaplanowania”.
Tablice w klientwraca.pl
W klientwraca.pl tablice są w menu Praca → Tablice. Rodzaje kart robią się z Twoich usług, a kartę dodajesz przeciągnięciem z paska albo jednym zdaniem, np. „Montaż klimy Kowalski 5h”. Gdy wiesz, kiedy jedziesz, „Zaplanuj” wpisuje kartę do terminarza jako wizytę z klientem, usługą, czasem i opisem, a klient dostaje przypomnienie o wizycie jak przy każdej innej. Zobacz dwie wypełnione tablice w koncie demo albo przeczytaj krótki opis nowości.
Podsumowanie
- Kalendarz na wizyty z terminem, tablica na pracę bez daty.
- 4-6 kolumn, od zapytania do zrobionej pracy.
- Na karcie: klient, rodzaj pracy, czas, wartość i termin.
- Plan dni pokazuje, ile godzin pracy już leży na każdym dniu.
- Termin wpisuj w kalendarz dopiero, gdy jest pewny.
Chcesz spróbować na swoich zleceniach? Załóż konto na 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej.