Wymiana oleju co ile km - to pytanie klienci zadają mechanikowi przy każdej wizycie, a potem i tak zapominają odpowiedź. Naklejka pod maską blaknie, książka serwisowa leży w domu, a auto pojedzie na wymianę tam, gdzie akurat było blisko. Dla warsztatu wymiana oleju to idealna usługa cykliczna: prosta, powtarzalna i dobra okazja, żeby obejrzeć resztę samochodu. Poniżej piszemy, skąd biorą się interwały, dlaczego warto przypominać według daty i przebiegu, jak wykorzystać przegląd klimatyzacji samochodowej i jak prowadzić kartę auta w programie do warsztatu samochodowego.

Wymiana oleju co ile km - kto to ustala

Nie ma przepisów, które określają, jak często wymieniać olej w silniku. Interwał ustala producent samochodu w instrukcji lub planie serwisowym. Przykłady z instrukcji części aut:

  • interwał stały - np. 15 000 km lub rok, co nastąpi wcześniej,
  • interwał LongLife (zmienny, liczony przez komputer auta) - nawet 30 000 km lub 2 lata.

W praktyce warsztatowej mechanicy często doradzają krótsze interwały - np. raz w roku lub co 15-20 tys. km - szczególnie gdy auto jeździ na LPG albo głównie w mieście, na krótkich odcinkach. To praktyka i zalecenie mechanika, nie przepis. Ostateczny cykl ustalasz z klientem, biorąc pod uwagę instrukcję auta, rodzaj oleju i sposób jazdy.

Ważne jest zastrzeżenie „co nastąpi wcześniej”. Auto, które przejeżdża kilka tysięcy kilometrów rocznie, też potrzebuje wymiany oleju po upływie czasu z instrukcji. Klienci jeżdżący mało najczęściej o tym zapominają.

Przypomnienie według daty i przebiegu

Skoro interwał ma dwa warunki, przypomnienie też powinno uwzględniać oba. W praktyce:

  • data - łatwa do śledzenia, bo kalendarz biegnie dla wszystkich tak samo,
  • przebieg - zależy od klienta. Jeden robi 10 tys. km rocznie, inny 40 tys.

Prosty sposób, który działa bez komputera pokładowego klienta:

  1. Przy każdej wizycie zapisz przebieg w protokole lub notatkach auta.
  2. Po dwóch wizytach znasz typowy roczny przebieg klienta.
  3. Z tego wyliczasz, kiedy klient dojedzie do limitu kilometrów, i porównujesz z limitem czasu.
  4. Datę kolejnej wymiany ustawiasz na wcześniejszą z nich.

Przykład poglądowy: interwał 15 000 km lub rok. Klient robi ok. 30 000 km rocznie, więc limit kilometrów wypadnie po około pół roku - przypomnienie ustawiasz na pół roku. Klient, który robi 8 000 km rocznie, dostaje przypomnienie po roku. Podstaw liczby z instrukcji danego auta.

Uczciwie: klientwraca.pl przypomina według daty, nie według przebiegu. Przebieg zapisujesz w protokole lub w notatkach auta, a datę kolejnej wymiany ustalasz sam, tak jak w przykładzie wyżej. Po zamknięciu wizyty program podpowiada datę z cyklu usługi, a Ty możesz ją zmienić dla konkretnego klienta.

Naklejka czy SMS

Naklejka pod maską lub na szybie to klasyka i warto ją dalej dawać. Ma jednak ograniczenia:

  • klient nie zagląda pod maskę, a naklejka na szybie po kilku miesiącach jest nieczytelna,
  • nie przypomina sama - klient musi na nią spojrzeć we właściwym momencie,
  • nie ma na niej Twojego telefonu, jeśli używasz naklejek bez nadruku.

SMS lub e-mail przychodzi w momencie, który Ty wybierasz, i zawiera numer do warsztatu. Najlepiej działa połączenie: naklejka jako pamiątka, przypomnienie jako sygnał do działania.

Wzór SMS - przypomnienie o wymianie oleju

W nawiasach klamrowych są znaczniki, które klientwraca.pl uzupełnia sam.

Dzien dobry {klient}, zbliza sie termin wymiany oleju. Sprawdz tez przebieg na liczniku. Umow wizyte: {telefon_firmy}. {firma}

Wzór SMS - potwierdzenie wizyty

{klient}, wizyta w {firma}: {termin}, {usluga}. Zmiana terminu: {telefon_firmy}.

Przypomnienia wysyłasz tylko klientom, którzy się na nie zgodzili. Jak zbierać zgodę, piszemy we wpisie zgoda na SMS od klienta, a o kosztach wysyłki w tekście automatyczne przypomnienia SMS - koszt.

Przegląd klimatyzacji samochodowej - drugi powód do kontaktu

Wymiana oleju to zwykle jeden kontakt w roku. Drugi naturalny powód to przegląd klimatyzacji samochodowej wiosną, zanim przyjdą upały. Klienci przypominają sobie o klimatyzacji w pierwszy gorący dzień - i wtedy wszyscy dzwonią naraz.

Przypomnienie wysłane wcześniej wiosną:

  • rozkłada pracę na kilka tygodni zamiast jednego,
  • przyciąga klientów, którzy wymianę oleju robili gdzie indziej, ale są w Twojej bazie,
  • daje okazję do obejrzenia auta - opon, hamulców, wycieraczek.

Zakres przeglądu klimatyzacji ustalasz według swojej praktyki i zaleceń producentów urządzeń. Ważne, żeby usługa miała w programie swój cykl, niezależny od oleju.

Karta auta w programie do warsztatu samochodowego

Klient z dwoma autami w rodzinie to dwie różne historie serwisowe. Dlatego dane warto trzymać przy aucie, a nie tylko przy kliencie:

  • marka i model,
  • VIN - w klientwraca.pl możesz wpisać go w polu numeru seryjnego urządzenia,
  • numer rejestracyjny, rok produkcji, silnik, rodzaj paliwa (także LPG) - w notatkach,
  • rodzaj i lepkość oleju, typ filtrów,
  • historia wizyt - data, przebieg, co wymieniono, zdjęcia,
  • notatki - „klient przywozi własny olej”, „prosi o telefon przed dodatkowymi naprawami”.

Kiedy klient dzwoni i pyta „jaki olej ostatnio wlewaliście?”, odpowiedź masz w karcie, a nie w zeszycie z poprzedniego roku.

Inne usługi cykliczne w warsztacie

Wymiana oleju i klimatyzacja to nie jedyne terminy, które wracają. Jeśli prowadzisz stację kontroli pojazdów, serwis instalacji LPG albo tachografów, każda z tych usług ma swój cykl i swoich klientów, którzy chętnie dostaną przypomnienie. Te same zasady działają też przy flocie firmowej: kilka aut jednego klienta, każde z własnymi terminami.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla warsztatów to program do warsztatu samochodowego skupiony na klientach i terminach:

  • karta klienta z autami jako urządzeniami - marka, model i numer seryjny (VIN) same wpisują się w protokół wizyty,
  • cykle usług - osobno wymiana oleju, osobno przegląd klimatyzacji. Po zamknięciu wizyty system sam wylicza kolejny termin, a Ty możesz go zmienić,
  • przypomnienia SMS-em z bramki (z nazwą warsztatu jako nadawcą w planie Firma), e-mailem albo „SMS z mojego telefonu”, a klienci, którzy wolą rozmowę, są na liście „zadzwoń do klienta”,
  • lista „Do umówienia” - klient z przypomnieniem czeka, aż zadzwoni, a wtedy wpisujesz go do kalendarza,
  • protokół w aplikacji na Androida - przebieg, zakres prac, do 20 zdjęć, podpis klienta palcem i PDF z logo warsztatu,
  • auta firmowe - jeśli masz własne auta, pilnujesz terminów ich przeglądów technicznych i OC.

Program nie zastępuje katalogu części ani systemu do kosztorysów - porządkuje klientów, auta, terminy i kontakt. Jeśli dziś trzymasz to w zeszycie, zajrzyj do porównania zeszyt, Excel czy program.

Podsumowanie

  • Interwał wymiany oleju ustala producent auta - np. 15 000 km lub rok, w trybie LongLife nawet 30 000 km lub 2 lata. Mechanicy często radzą krócej, zwłaszcza przy LPG i jeździe miejskiej.
  • Przypominaj według daty, a przebieg zapisuj w protokole i używaj go do ustalenia tej daty.
  • Przegląd klimatyzacji wiosną to drugi naturalny kontakt z klientem w roku.
  • Karta auta z VIN, olejem i historią wizyt oszczędza czas przy każdej kolejnej wizycie.

Chcesz, żeby klienci wracali na wymianę oleju do Ciebie? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.