Deratyzacja w zakładzie spożywczym to nie tylko rozstawienie stacji i wymiana trutki. Dla klienta liczy się przede wszystkim to, co pokaże audytorowi: plan stacji, raporty z każdej wizyty, trendy i zalecenia. Firma DDD, która dostarcza to w porządku i na czas, rzadko traci kontrakt. Poniżej wyjaśniamy, co mówią przepisy o deratyzacji w systemie HACCP, skąd bierze się częstotliwość wizyt i jak zorganizować pracę przy wielu obiektach jednego klienta.

Deratyzacja HACCP - co mówią przepisy

Podstawą jest rozporządzenie (WE) nr 852/2004 w sprawie higieny środków spożywczych. W załączniku II:

  • rozdział IX pkt 4 wymaga, żeby istniały odpowiednie procedury zwalczania szkodników,
  • rozdział I wymaga, żeby pomieszczenia umożliwiały kontrolę szkodników.

Rozporządzenie nie określa częstotliwości kontroli. Nie mówi „raz w miesiącu” ani „raz w kwartale”. Zakład ma mieć skuteczne procedury, a ich szczegóły wynikają z jego systemu HACCP i oceny ryzyka.

Zakłady certyfikowane według standardu BRCGS mają dodatkową wskazówkę: pkt 4.14 mówi, że częstotliwość inspekcji ustala się na podstawie oceny ryzyka i dokumentuje. Audytor nie pyta więc „czy jest raz w miesiącu”, tylko „dlaczego tak często i gdzie jest to uzasadnione”.

Środki biobójcze stosuj zgodnie z etykietą i pozwoleniem danego produktu. Tego w raporcie audytor też będzie szukał.

Częstotliwość wizyt w praktyce

Skoro przepisy nie dają liczby, częstotliwość ustala się w umowie. W praktyce spotyka się na przykład:

  • 8 przeglądów w roku - obiekty o niższym ryzyku,
  • 12 w roku, czyli co miesiąc - częsty wariant w zakładach spożywczych,
  • 26 w roku, czyli co dwa tygodnie,
  • 52 w roku, czyli co tydzień - obiekty wysokiego ryzyka albo okresy wzmożonej aktywności.

Wybór zależy od ryzyka, rodzaju produkcji, otoczenia zakładu, historii aktywności i wymagań audytów klienta. Dobrą praktyką jest zapisanie uzasadnienia w dokumentacji i wracanie do niego, gdy zmienia się sytuacja, na przykład po wykryciu aktywności albo po rozbudowie hali.

Co chce zobaczyć audytor klienta

Typowa dokumentacja, którą firmy DDD przygotowują dla zakładów spożywczych, to w praktyce:

  1. Umowa z zakresem usług i częstotliwością wizyt.
  2. Plan rozmieszczenia stacji - mapa punktów z numeracją, aktualizowana po każdej zmianie.
  3. Raport z każdej wizyty z odczytem każdej stacji: brak aktywności, ślady żerowania, uszkodzenie, stacja przestawiona lub niedostępna.
  4. Karty charakterystyki stosowanych preparatów.
  5. Zalecenia dla klienta - nieszczelne drzwi, szczeliny przy rurach, odpady przy ścianie budynku.
  6. Analiza trendów - czy aktywność rośnie, spada, czy skupia się w jednym miejscu.

Audytor przegląda zwykle kilka miesięcy wstecz. Brak jednego raportu albo raport bez odczytów stacji to niezgodność dla klienta, a dla Ciebie trudna rozmowa przy odnawianiu umowy.

Trendy zamiast pojedynczych odczytów

Pojedynczy raport mówi, co było dziś. Audytora i klienta interesuje jednak, co dzieje się w czasie. Jeśli stacje przy rampie od trzech wizyt pokazują żerowanie, a w środku hali nic, to sygnał, że problem jest na zewnątrz i trzeba uszczelnić bramę, a nie dokładać stacji w produkcji. Takie wnioski łatwo wyciągnąć, gdy raporty z każdej wizyty mają te same pola i ten sam numer stacji, a historia obiektu jest w jednym miejscu. Zestawienie trendu możesz dołączać do raportu raz w miesiącu albo raz w kwartale - zależnie od tego, czego oczekuje klient.

Zalecenia, które wracają

Zalecenie zapisane raz i zapomniane nic nie daje. Dobrą praktyką jest sprawdzanie przy każdej wizycie, czy zalecenia z poprzedniej zostały wykonane, i odnotowanie tego w raporcie. Dla klienta to czytelna lista zadań, a dla Ciebie dowód, że problem zgłaszałeś, jeśli aktywność szkodników wzrośnie.

Raport z wizyty - pola, które warto mieć

Raport najlepiej robić z szablonu, żeby każda wizyta wyglądała tak samo. Przykładowe pola:

  • obiekt i adres, data i godzina wizyty, wykonujący,
  • liczba stacji sprawdzonych w obiekcie,
  • stacje z aktywnością - numery i rodzaj aktywności,
  • stacje uszkodzone, przestawione lub niedostępne,
  • zastosowane preparaty,
  • zalecenia dla klienta i status zaleceń z poprzedniej wizyty,
  • zdjęcia, podpis osoby odbierającej.

Zdjęcie zjedzonego bloczka albo dziury w elewacji obok rampy to dla klienta lepszy argument niż zdanie w raporcie. Dla Ciebie to dowód, że problem został zgłoszony.

Organizacja pracy przy wielu obiektach

Klient z branży spożywczej rzadko ma jeden obiekt. Piekarnia ma zakład i kilka sklepów, przetwórnia - halę produkcyjną i magazyn zewnętrzny. Każdy obiekt ma inny plan stacji i często inną częstotliwość.

Stałe cykle per obiekt

Częstotliwość zapisuj przy obiekcie, nie przy kliencie. Hala produkcyjna co dwa tygodnie, sklepy co miesiąc, magazyn co sześć tygodni - każdy z własnym terminem. Po każdej wizycie kolejny termin powinien wyliczyć się sam, a przesunięcie (np. święta, przestój produkcji) musisz zobaczyć od razu, zanim zrobi się zaległość.

Raport do klienta od razu po wizycie

Klient-zakład chce mieć raport tego samego dnia, a nie zbiorczo na koniec miesiąca. Raport w PDF wysłany e-mailem zaraz po wizycie trafia prosto do segregatora HACCP albo do osoby od jakości. Kiedy przyjdzie audyt, wszystko jest na miejscu.

Planowanie zespołu

Przy kilku technikach każdy powinien widzieć swoje obiekty i wizyty na dany dzień, a biuro - całość. W klientwraca.pl pracę zespołu z takim podziałem daje plan Firma. Tak łatwiej zastąpić chorego technika bez szukania kartek z planami stacji.

Deratyzacja we wspólnotach i budynkach mieszkalnych

Drugi duży rynek to wspólnoty i zarządcy nieruchomości: piwnice, altany śmietnikowe, węzły cieplne. Zasady i częstotliwość ustala się tu w umowie z zarządcą. Organizacyjnie wygląda to podobnie: zarządca jako klient, budynki jako osobne adresy, stały cykl wizyt i raport, który zarządca może pokazać mieszkańcom. Warto przypomnieć zarządcy o terminie z wyprzedzeniem, żeby ogłosił wizytę na klatce.

Przykład wiadomości do zarządcy (wzór poglądowy):

Dzień dobry {klient}, w dniu {termin} wykonamy przegląd stacji deratyzacyjnych w budynku {adres}. Prosimy o zapewnienie dostępu do piwnic. Kontakt: {telefon_firmy}. {firma}

Jak to wygląda w klientwraca.pl

W klientwraca.pl dla firm DDD klient ma dowolną liczbę obiektów, a każdy obiekt własną usługę z cyklem: co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc. Po zamknięciu wizyty kolejny termin wylicza się sam. Kalendarz pokazuje wizyty całego zespołu, a technik widzi tylko swoje obiekty i zadania.

Raport tworzysz w aplikacji na Androida z własnego szablonu protokołu (od planu Solo) - z polami takimi jak liczba stacji, stacje z aktywnością i zalecenia. Dodajesz do 20 zdjęć na wizytę, klient podpisuje palcem, a PDF z Twoim logo idzie do niego e-mailem od razu po wizycie. Aplikacja działa też w hali bez zasięgu - wtedy raport zapisze się w telefonie, a PDF wyjdzie, gdy wróci sieć. Plan rozmieszczenia stacji i karty charakterystyki możesz trzymać jako dokumenty w karcie klienta.

Wprost: klientwraca.pl nie liczy analizy trendów za Ciebie i nie zastępuje Twojej oceny ryzyka. Porządkuje obiekty, terminy, raporty i zdjęcia, żeby przy audycie klienta wszystko było pod ręką. Jeśli dziś trzymasz to w arkuszach, zobacz porównanie zeszyt, Excel czy program.

Podsumowanie

  • Rozporządzenie 852/2004 wymaga procedur zwalczania szkodników, ale nie podaje częstotliwości.
  • BRCGS: częstotliwość na podstawie oceny ryzyka, udokumentowana. W praktyce umowy mają np. 8, 12, 26 lub 52 wizyty w roku.
  • Audytor szuka umowy, planu stacji, raportów z odczytami, kart charakterystyki, zaleceń i trendów.
  • Cykle prowadź per obiekt, raport wysyłaj od razu po wizycie, a zespół planuj w jednym kalendarzu.

Chcesz, żeby raporty dla klientów były gotowe zaraz po wizycie? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.