Protokół odbioru robót wzór - tego szuka wykonawca, który kończy remont albo budowę i chce zamknąć zlecenie tak, żeby za pół roku nie było sporu o to, co i w jakim stanie oddał. Protokół odbioru to jeden z najważniejszych dokumentów w pracy firmy budowlanej, a jednocześnie często robiony na kolanie, na kartce bez daty. Poniżej wyjaśniamy, co mówią przepisy o odbiorze, dajemy wzór protokołu, omawiamy rękojmię i gwarancję, a na koniec pokazujemy, jak z przeglądu gwarancyjnego zrobić usługę, która utrzymuje kontakt z klientem.

To tekst praktyczny, nie porada prawna. Przy dużych inwestycjach i sporach skonsultuj się z prawnikiem.

Odbiór robót w przepisach

Kodeks cywilny w art. 647 opisuje umowę o roboty budowlane i wśród obowiązków inwestora wymienia odebranie obiektu. Do robót budowlanych stosuje się też odpowiednio przepisy o umowie o dzieło (art. 656 KC). Z przepisów i orzecznictwa wynikają cztery praktyczne zasady:

  • prawo nie narzuca wzoru protokołu - może to być Twój własny formularz, ważne, żeby był kompletny,
  • protokół ma znaczenie dowodowe - pokazuje, kiedy i w jakim stanie roboty zostały oddane, a od daty odbioru liczy się m.in. rękojmia,
  • inwestor może odmówić odbioru tylko z powodu wad istotnych - według orzecznictwa chodzi o wady, które uniemożliwiają użytkowanie albo są sprzeczne z projektem. Drobne usterki wpisuje się do protokołu z terminem usunięcia, a odbiór się odbywa,
  • protokół jednostronny - gdy inwestor odmawia odbioru bez podstaw, wykonawca może sporządzić protokół sam.

Przy protokole jednostronnym zadbaj o dowody: wezwanie inwestora do odbioru z datą, zdjęcia stanu robót, opis tego, co zostało wykonane. Taki dokument jest punktem wyjścia, gdyby sprawa trafiła dalej.

Protokół odbioru - wzór

Poniżej układ protokołu, który sprawdza się przy remontach i mniejszych budowach. Dostosuj go do swojej branży (wykończenia, instalacje, dachy, elewacje).

PROTOKÓŁ ODBIORU ROBÓT

1. Strony Wykonawca: [nazwa firmy, adres, NIP, osoba reprezentująca] Zamawiający (inwestor): [imię i nazwisko lub nazwa, adres, telefon]

2. Umowa Umowa / zlecenie nr [numer] z dnia [data], adres obiektu: [adres]

3. Zakres odbieranych robót [np. remont łazienki: skucie płytek, hydroizolacja, płytki ścienne i podłogowe, biały montaż] - odbiór końcowy / częściowy (etap [nazwa])

4. Data i miejsce odbioru [data, godzina, adres]

5. Stan robót Roboty wykonane zgodnie z umową: TAK / TAK, z usterkami wymienionymi niżej / NIE (wady istotne - opis)

6. Usterki i termin ich usunięcia

  1. [opis usterki, np. brak fugi przy brodziku] - miejsce: [łazienka] - termin usunięcia: [data]
  2. [...]

7. Dokumenty przekazane zamawiającemu [np. karty gwarancyjne urządzeń, atesty materiałów, instrukcje, dokumentacja powykonawcza, karta gwarancyjna wykonawcy]

8. Uwagi stron [miejsce na uwagi zamawiającego i wykonawcy]

9. Załączniki [zdjęcia, lista kontrolna]

Podpisy: Wykonawca: ............ Zamawiający: ............

Kilka uwag do wypełniania:

  • zakres opisz konkretnie - „remont łazienki” to za mało, gdy po roku klient pyta o kabinę, której nie montowałeś,
  • każda usterka z terminem usunięcia - i po jej usunięciu krótki dopisek albo osobny protokół,
  • dokumenty przekazane wymieniaj z nazwy, żeby nie było sporu, czy klient dostał instrukcje i gwarancje urządzeń,
  • zdjęcia z datą to najlepszy dowód stanu w dniu odbioru.

Odbiory częściowe i harmonogram prac budowlanych

Przy większych zleceniach warto robić odbiory częściowe po etapach z harmonogramu prac budowlanych: stan surowy, instalacje przed zakryciem, wykończenie. Każdy etap ma swój protokół, a odbiór instalacji przed zabudową chroni Cię przed zarzutami, których potem nie da się sprawdzić bez kucia. Harmonogram z datami odbiorów warto ustalić już w umowie. O wycenie remontu przed podpisaniem umowy piszemy we wpisie kosztorys remontu łazienki - jak wycenić.

Rękojmia i gwarancja po odbiorze

Po odbiorze zaczyna się okres odpowiedzialności wykonawcy za wady.

Rękojmia wynika z przepisów. Do wad dzieła stosuje się przepisy o rękojmi przy sprzedaży (art. 638 KC), a przy robotach budowlanych - przepisy o dziele (art. 656 KC). Terminy rękojmi (art. 568 KC):

  • 5 lat - dla budynku i nieruchomości,
  • 2 lata - dla rzeczy ruchomych, licząc od wydania.

Wykonawca nie odpowiada za wady wynikłe z materiału dostarczonego przez zamawiającego (art. 638 KC). Jeśli klient kupił płytki sam i były wadliwe, dobrze mieć to zapisane w umowie lub protokole.

Gwarancja jest dobrowolna (art. 577 KC). Udzielasz jej oświadczeniem gwarancyjnym, a jeśli nie podasz terminu, wynosi 2 lata od wydania rzeczy. Od 1 stycznia 2023 r. oświadczenie gwarancyjne musi spełniać wymogi art. 577(1) KC - m.in. zawierać informację, że gwarancja nie wpływa na uprawnienia klienta z tytułu niezgodności z umową, nazwę i adres gwaranta, procedurę zgłaszania wad i warunki gwarancji. Więcej o treści karty gwarancyjnej piszemy we wpisie karta gwarancyjna - wzór.

Przegląd gwarancyjny jako usługa

W warunkach gwarancji możesz przewidzieć przegląd gwarancyjny - np. raz w roku w okresie gwarancji. Dla wykonawcy to więcej niż obowiązek:

  • wychwytujesz drobne usterki, zanim urosną - pęknięta fuga po pierwszej zimie, rozregulowane drzwi, osiadanie,
  • masz dokument stanu - jeśli klient zgłosi wadę po dwóch latach, wiesz, jak było rok wcześniej,
  • wracasz do klienta - a klient, który widzi wykonawcę po roku, chętniej zleca kolejne prace i poleca Cię znajomym,
  • możesz zaproponować płatny przegląd po gwarancji - np. kontrola dachu, rynien czy uszczelnień co roku.

Warunek jest jeden: ktoś musi pamiętać, że za 11 miesięcy trzeba zadzwonić do klienta z budowy, którą dawno zamknąłeś. Przy kilkudziesięciu zleceniach rocznie bez przypomnień to się nie uda.

Przypomnienie o przeglądzie gwarancyjnym - wzór

W nawiasach klamrowych są znaczniki, które klientwraca.pl uzupełnia sam.

Dzien dobry {klient}, mija rok od zakonczenia prac w {adres}. Zapraszamy na przeglad gwarancyjny - zadzwon: {telefon_firmy}. {firma}

Przypomnienia wysyłasz tylko klientom, którzy się na nie zgodzili - wzór klauzuli znajdziesz we wpisie zgoda na SMS od klienta.

Protokół na telefonie: zdjęcia i podpis klienta

Papierowy protokół ginie w samochodzie, a zdjęcia leżą w telefonie bez opisu. klientwraca.pl dla firm budowlanych i remontowych układa to w jednym miejscu:

  • protokół odbioru z Twojego szablonu w aplikacji na Androida - z polami na zakres, usterki i terminy,
  • do 20 zdjęć przy wizycie i podpis klienta palcem na telefonie,
  • PDF z Twoim logo wysłany klientowi e-mailem lub SMS-em zaraz po odbiorze, a kopia zostaje w historii klienta,
  • wyceny w PDF, które klient może zaakceptować podpisem na ekranie,
  • cykl usługi - po zamknięciu wizyty odbioru system sam wylicza termin przeglądu gwarancyjnego (możesz go zmienić) i przypomni o nim Tobie lub klientowi SMS-em, e-mailem albo „SMS z mojego telefonu”,
  • kalendarz zespołu - technik widzi swoje wizyty, biuro całą firmę,
  • dokumenty firmy - polisa OC i uprawnienia z przypomnieniem o końcu ważności.

Aplikacja działa także bez zasięgu, np. w piwnicy albo na budowie za miastem - dane synchronizują się później.

Podsumowanie

  • Prawo nie narzuca wzoru protokołu odbioru, ale protokół jest dowodem - opisz strony, zakres, datę, stan, usterki z terminami i przekazane dokumenty.
  • Inwestor ma obowiązek odebrać roboty (art. 647 KC), a odmówić może tylko z powodu wad istotnych. Przy odmowie bez podstaw możesz sporządzić protokół jednostronny.
  • Rękojmia: 5 lat dla budynku, 2 lata dla rzeczy ruchomych. Gwarancja jest dobrowolna, ale od 2023 r. ma wymaganą treść.
  • Przegląd gwarancyjny raz w roku to dokument stanu i naturalny powód, żeby wrócić do klienta.

Chcesz mieć protokoły, zdjęcia i przeglądy gwarancyjne w jednym miejscu? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.