Szkolenia okresowe BHP - co ile i jak pilnować terminów u klientów

Szkolenia okresowe BHP to dla firmy szkoleniowej i niezależnego specjalisty BHP stały, przewidywalny przychód. Przepisy są krótkie, ale w praktyce trzeba pilnować dat dla wielu pracowników u wielu klientów, a każdy z nich ma inny termin. Pracownik zatrudniony w marcu, kierownik awansowany w czerwcu, nowa zmiana w hali od września - to już trzy różne daty w jednej firmie. Poniżej zbieramy terminy z przepisów i pokazujemy, jak poukładać je tak, żeby żaden nie umknął ani Tobie, ani klientowi.

Szkolenia okresowe BHP - podstawa prawna

Zasady szkoleń określa rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1327). Dla Ciebie jako wykonawcy najważniejsze są dwie rzeczy: kiedy wypada pierwsze szkolenie okresowe i jak często trzeba je powtarzać.

Pierwsze szkolenie okresowe

• pracodawcy i osoby kierujące pracownikami - w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy,
• pozostali pracownicy - w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy.

To termin, o którym klienci zapominają najczęściej. Szkolenie wstępne odbywa się od razu przy zatrudnieniu, więc wszyscy pamiętają, a pierwsze okresowe wypada pół roku albo rok później, kiedy nikt już o nim nie myśli.

Szkolenie BHP okresowe - co ile

Kolejne szkolenia okresowe przeprowadza się nie rzadziej niż:

„Nie rzadziej niż” oznacza, że klient może szkolić częściej, np. gdy zmieniają się stanowiska albo technologia.

Zwolnienie dla pracowników biurowych

Od 2019 r. art. 237³ § 2² Kodeksu pracy mówi, że szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych nie jest wymagane u pracodawcy, którego działalność należy do grupy ryzyka nie wyższej niż 3, chyba że ocena ryzyka zawodowego wskazuje inaczej. W praktyce oznacza to, że przy każdym kliencie warto zapisać jego grupę ryzyka i wynik oceny ryzyka dla stanowisk biurowych. Bez tego nie odpowiesz pewnie na pytanie „czy księgowa też musi?”.

Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego

Od 12 grudnia 2025 r. odbycie szkolenia wstępnego można potwierdzać elektronicznie. Częstotliwości szkoleń okresowych się nie zmieniły. Dla firmy szkoleniowej to dobra okazja, żeby uporządkować obieg dokumentów: zaświadczenia i potwierdzenia trzymać w jednym miejscu przy kliencie, a nie w segregatorach i skrzynkach mailowych.

Badania okresowe to osobny termin

Klienci często łączą szkolenia z badaniami lekarskimi, ale to dwa niezależne terminy. Datę kolejnego badania okresowego wyznacza lekarz medycyny pracy i wpisuje ją w orzeczeniu. Nie ma jednego interwału dla wszystkich stanowisk, więc nie zgaduj - przepisz datę z orzeczenia. Jeśli klient zleca Ci pilnowanie także badań, traktuj je jako osobną pozycję z własną datą.

Gdzie jest prawdziwy kłopot: setki dat u wielu klientów

Przepisy to jedna tabelka. Problem zaczyna się, gdy obsługujesz kilkanaście firm i w każdej masz:

• pracowników zatrudnionych w różnych miesiącach, każdy z własnym terminem pierwszego szkolenia okresowego,
• kilka grup z różnymi cyklami (1, 3, 5 i 6 lat),
• rotację: ktoś odchodzi, ktoś przychodzi, ktoś awansuje na kierownika i od tej chwili liczy się dla niego inny cykl,
• osobę po stronie klienta (kadry, właściciel, kierownik), która musi zebrać ludzi na szkolenie w jednym terminie.

Arkusz z kolumnami „nazwisko, firma, data” działa do pierwszej większej zmiany kadrowej. Potem ktoś zapomina dopisać nowego pracownika i po roku okazuje się, że pierwsze szkolenie okresowe minęło.

Jak to poukładać w CRM - praktyczna propozycja

Nie potrzebujesz osobnego systemu kadrowego. Wystarczy dobrze ustawić klientów i usługi. Propozycja, która sprawdza się przy firmach szkoleniowych:

Klient = firma, grupa = usługa z cyklem

1. Klient to firma, którą szkolisz: dane, NIP, adres, osoba kontaktowa z kadr i jej telefon oraz e-mail.
2. Każda grupa szkoleniowa to osobna usługa z własnym cyklem i datą kolejnego szkolenia, np. „Szkolenie okresowe - robotnicy produkcja” (3 lata), „Szkolenie okresowe - kadra kierownicza” (5 lat), „Szkolenie okresowe - magazyn, prace szczególnie niebezpieczne” (1 rok).
3. Lista uczestników każdej grupy trafia do notatki albo jako plik do dokumentów klienta. Przy mniejszych firmach możesz prowadzić osobną pozycję dla każdego pracownika, jeśli ich terminy się rozjeżdżają.
4. Nowi pracownicy dostają osobną pozycję z terminem pierwszego szkolenia okresowego (6 albo 12 miesięcy), a po szkoleniu dołączają do grupy z jej cyklem.

Jeśli klient ma kilka zakładów, każdy możesz zapisać jako osobny adres przy jednym kliencie. Szkolenia planujesz wtedy per lokalizacja, a dokumenty i tak lądują w jednej karcie firmy.

Kolejny termin liczy się sam

Po zamknięciu szkolenia data kolejnego wylicza się automatycznie według cyklu usługi. Możesz ją poprawić, np. gdy klient woli zrobić szkolenie wcześniej, żeby zgrać dwie grupy. Kolejne szkolenie może trafić od razu do kalendarza albo czekać na liście „Do umówienia”, aż kadry klienta potwierdzą termin. Szerzej opisaliśmy to w aktualności o liście „Do umówienia”.

Przypomnienie do kadr 4-6 tygodni wcześniej

Klient-firma potrzebuje czasu: trzeba zebrać ludzi, zarezerwować salę albo ustalić formę szkolenia, czasem zatwierdzić koszt. Z praktyki: pierwsze przypomnienie do osoby z kadr warto wysłać 4-6 tygodni przed terminem, drugie około 2 tygodnie przed. Przykładowa treść e-maila:

Dzień dobry {klient}, zbliża się termin usługi {usluga} - {termin}. Prosimy o kontakt w sprawie ustalenia daty i listy uczestników: {telefon_firmy}. Pozdrawiamy, {firma}

Krótka wersja SMS:

{klient}, zbliza sie termin: {usluga} ({termin}). Ustalmy date szkolenia: {telefon_firmy}. {firma}

Przypomnienia wysyłasz tylko do osób, które zgodziły się na taki kontakt. Jak to zebrać i zapisać, piszemy w tekście zgoda na SMS od klienta.

Lista „zadzwoń do klienta”

W wielu firmach e-mail do kadr ginie wśród innych spraw. Klientów, z którymi lepiej rozmawiać przez telefon, oznaczasz i trafiają na listę „zadzwoń do klienta”. Rano widzisz, do kogo zadzwonić w sprawie zbliżających się szkoleń, i nie musisz przeglądać arkusza.

Zaświadczenia w dokumentach klienta

Zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, listy obecności i programy szkoleń dodajesz jako PDF lub zdjęcie do dokumentów klienta. Kiedy kadry poproszą o kopię zaświadczenia pracownika sprzed trzech lat, znajdziesz je w karcie firmy, a nie w archiwum poczty.

Twoje własne terminy też się liczą

Oprócz terminów klientów firma szkoleniowa ma własne: polisę OC, zaświadczenia i uprawnienia prowadzących, przegląd i ubezpieczenie samochodu służbowego. W klientwraca.pl dodajesz je jako dokumenty firmy, a przypomnienia o wygasającej ważności przychodzą 30, 7 i 1 dzień przed terminem. Faktury kosztowe dodajesz zdjęciem, PDF-em albo plikiem XML z KSeF, a przypomnienia o terminach płatności trafiają tylko do Ciebie.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla firm szkoleniowych BHP porządkuje to, co zwykle rozchodzi się po arkuszach i kalendarzach:

• klient-firma z wieloma adresami, osobą kontaktową, notatkami i historią szkoleń,
• usługi z cyklem - kolejny termin wylicza się sam po zamknięciu szkolenia, możesz go zmienić,
• przypomnienia e-mailem, SMS-em z bramki (z własną nazwą nadawcy w planie Firma) albo „SMS z mojego telefonu”, z treścią, którą sam ustawiasz,
• lista „zadzwoń do klienta” i lista „Do umówienia”,
• dokumenty klienta - zaświadczenia i listy obecności w PDF,
• import istniejącej listy klientów z Excela lub CSV, pomagamy przy starcie.

Jeśli dziś pilnujesz terminów w arkuszu, zajrzyj do porównania zeszyt, Excel czy program.

Podsumowanie

• Pierwsze szkolenie okresowe BHP: 6 miesięcy dla pracodawców i kierujących, 12 miesięcy dla pozostałych.
• Kolejne: robotnicy co 3 lata (prace szczególnie niebezpieczne co rok), kadra i inżynierowie co 5 lat, biuro co 6 lat.
• Biuro w firmie z grupą ryzyka do 3 jest zwolnione, chyba że ocena ryzyka wskazuje inaczej.
• Badania okresowe to osobny termin z orzeczenia lekarza.
• Prowadź klienta jako firmę, a grupy szkoleniowe jako usługi z własnym cyklem i przypominaj kadrom 4-6 tygodni wcześniej.

Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.