Przegląd kasy fiskalnej to obowiązek podatnika, ale dla serwisu kas to najbardziej przewidywalna praca w roku. Każda kasa ma swój termin, który znasz z góry od dnia fiskalizacji. Kłopot w tym, że przy kilkuset kasach u klientów to kilkaset różnych dat, a podatnik zwykle przypomina sobie o przeglądzie dopiero wtedy, gdy kasa wyświetli komunikat albo gdy dostanie pismo z urzędu. Poniżej zbieramy przepisy i pokazujemy, jak serwis może przejąć pilnowanie terminów, zanim zrobi to konkurencja.

Przegląd kasy fiskalnej - podstawa prawna

Obowiązek wynika z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług: podatnik musi zgłaszać kasę do obowiązkowego przeglądu technicznego w terminach określonych w przepisach wykonawczych.

Te przepisy to od 1 lipca 2025 r. rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845). Zastąpiło ono rozporządzenie z 2019 r., ale zasady przeglądów zostały takie same. Jeśli klient pyta, czy „coś się zmieniło od lipca”, odpowiedź brzmi: w częstotliwości przeglądów nie.

Przegląd kasy fiskalnej - co ile

Według § 55 ust. 1 rozporządzenia przegląd techniczny kasy wykonuje się:

Rodzaj kasy Częstotliwość
kasy rejestrujące, w tym kasy online nie rzadziej niż co 2 lata
kasy używane w taksówkach nie rzadziej niż co 25 miesięcy

Pierwszy termin liczy się od fiskalizacji, a każdy kolejny od poprzedniego przeglądu. Dlatego dwie kasy tego samego klienta, kupione w różnych miesiącach, mają różne terminy. Przegląd dotyczy także kas online - jego wykonanie jest zapisywane w pamięci fiskalnej.

Kto i w jakim czasie

Przegląd wykonuje serwis - podmiot prowadzący serwis główny albo serwis kas danego producenta. Zgodnie z § 52 ust. 4 rozporządzenia serwis ma na to 3 dni od zgłoszenia przez podatnika. To krótki czas, jeśli zgłoszenia przychodzą falą w ostatnim tygodniu przed terminem. Im wcześniej przypomnisz klientom, tym równiej rozłożysz pracę.

Przegląd techniczny kasy fiskalnej a kary

Klient powinien wiedzieć, o co gra. Przepisy przewidują dwie konsekwencje:

  • kara 300 zł - za brak przeglądu naczelnik urzędu skarbowego nakłada ją w drodze decyzji (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT),
  • zwrot ulgi na zakup kasy - jeśli podatnik nie wykona przeglądu w ciągu pierwszych 3 lat, może musieć oddać odliczoną kwotę ulgi (art. 111 ust. 6).

Te dwa zdania warto mieć w treści przypomnienia albo na stronie serwisu. Nie chodzi o straszenie, tylko o rzeczową informację, dlaczego termin ma znaczenie.

Każda kasa ma własny termin

Najczęstszy błąd w organizacji serwisu kas to jedna data przypisana do klienta. Sklep z trzema stanowiskami może mieć trzy kasy kupione w różnych latach. Sieć sklepów ma kilka lokalizacji, w każdej inne kasy i inne osoby na miejscu. Do tego dochodzą wymiany sprzętu, nowe fiskalizacje i kasy wycofane z użytku.

Dlatego terminy prowadź przy urządzeniu, nie przy kliencie. W karcie każdej kasy przydaje się:

  • marka i model,
  • numer unikatowy - możesz go wpisać w pole numeru seryjnego,
  • data fiskalizacji jako data montażu,
  • adres, pod którym kasa stoi, jeśli klient ma kilka punktów,
  • historia przeglądów i napraw, z protokołami,
  • notatki - np. numer ewidencyjny, kto na miejscu obsługuje kasę, godziny, w których można przyjść.

Dane z karty urządzenia same wpisują się w protokół wizyty, więc nie przepisujesz numeru unikatowego ręcznie. Więcej o tym w aktualności urządzenia klienta w protokole.

Sieć sklepów: wiele kas, jeden klient

Przy kliencie z kilkoma sklepami zakładasz jeden klient-firmę, przy nim kilka adresów, a pod każdym kasy z własnymi terminami. Możesz wtedy:

  • zaplanować objazd, w którym w jednym tygodniu obsłużysz wszystkie kasy w danym mieście, pilnując, żeby żadna nie przekroczyła 2 lat,
  • wysłać przypomnienie do osoby decyzyjnej w centrali, a na miejscu umówić się z kierownikiem sklepu,
  • pokazać klientowi, ile kas i kiedy czeka na przegląd w najbliższych miesiącach.

Przypomnienia dla podatników

Podatnik nie liczy dni od fiskalizacji. Jeśli przypomnisz mu z wyprzedzeniem, zgłosi przegląd u Ciebie, a nie w pierwszym serwisie, który wyskoczy w wyszukiwarce. Praktyczny schemat:

  1. Pierwsze przypomnienie około miesiąca przed terminem.
  2. Drugie około 2 tygodnie przed terminem, jeśli klient się nie odezwał.
  3. Telefon do tych, którzy nie odpowiedzieli - lista „zadzwoń do klienta”.

Przykładowa treść SMS (bez polskich znaków, żeby wiadomość była krótsza):

{klient}, zbliza sie termin przegladu kasy fiskalnej ({termin}). Zglos przeglad: {telefon_firmy}. {firma}

E-mail może być dłuższy i zawierać informację o karze:

Dzień dobry {klient}, zbliża się termin obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej - {termin}. Brak przeglądu grozi karą 300 zł. Zadzwoń, umówimy wizytę: {telefon_firmy}. Pozdrawiamy, {firma}

Przypomnienia wysyłasz tylko do klientów, którzy się na nie zgodzili. Zgodę zbierzesz przy wizycie kodem QR, podpisem na telefonie albo linkiem. O tym, kiedy możesz wysłać SMS, piszemy w tekście SMS z przypomnieniem do klienta - co mówi prawo.

Po przeglądzie termin liczy się sam

Usługa „Przegląd techniczny kasy” ma cykl 2 lata (dla taksówek możesz ustawić osobną usługę z cyklem 25 miesięcy). Po zamknięciu wizyty data kolejnego przeglądu wylicza się automatycznie i możesz ją poprawić. Kolejny przegląd może od razu trafić do kalendarza albo czekać na liście „Do umówienia”, aż klient zadzwoni.

Protokół i potwierdzenie przeglądu

Po przeglądzie klient potrzebuje dokumentu dla siebie i na wypadek kontroli. W aplikacji na Androida wypełniasz protokół z własnego szablonu, klient podpisuje go palcem na telefonie, a PDF z Twoim logo trafia do niego e-mailem lub SMS-em. Kopia zostaje w historii kasy i klienta. Jeśli wypełniasz też dokumenty wymagane przez producenta kasy, ich skan albo PDF dodasz do dokumentów klienta.

Planowanie pracy zespołu

W serwisie z kilkoma technikami każdy widzi w aplikacji swoje wizyty i swoich klientów, a biuro albo właściciel widzi całą firmę. Rano ekran „Dziś” pokazuje, gdzie trzeba być, a aplikacja działa także bez zasięgu i synchronizuje się później. Przy 3 dniach na wykonanie przeglądu od zgłoszenia to pomaga szybko przydzielić zlecenie technikowi, który i tak jest w okolicy.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla serwisów kas fiskalnych pomaga pilnować dat, których przy kilkuset kasach nie da się utrzymać w głowie:

  • karta urządzenia dla każdej kasy - marka, model, numer unikatowy, data fiskalizacji,
  • wiele adresów i kas przy jednym kliencie,
  • automatyczny kolejny termin po zamknięciu przeglądu,
  • przypomnienia SMS-em z bramki (z własną nazwą nadawcy w planie Firma), e-mailem albo „SMS z mojego telefonu”,
  • protokół PDF z podpisem klienta,
  • import istniejącej bazy klientów z Excela lub CSV, pomagamy przy starcie.

Ile zleceń może uciekać bez przypomnień, policzyliśmy w tekście ile klientów tracisz bez przypomnień.

Podsumowanie

  • Przegląd kasy fiskalnej: nie rzadziej niż co 2 lata od fiskalizacji, w taksówkach co 25 miesięcy, także dla kas online.
  • Od 1 lipca 2025 r. obowiązuje nowe rozporządzenie, ale zasada 2 lat się nie zmieniła.
  • Serwis ma 3 dni od zgłoszenia, a za brak przeglądu grozi kara 300 zł i ryzyko zwrotu ulgi w pierwszych 3 latach.
  • Terminy prowadź przy każdej kasie, przypominaj miesiąc i 2 tygodnie wcześniej, a resztę obdzwoń.

Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.