Przechowywanie opon - jak prowadzić przechowalnię i przypominać o wymianie

Przechowywanie opon to w wulkanizacji usługa, która sama ściąga klienta dwa razy w roku. Kto zostawił u Ciebie zimówki, wiosną nie pojedzie do konkurencji, bo jego opony leżą na Twoim regale. Warunek jest jeden: musisz wiedzieć, czyj komplet leży gdzie, w jakim był stanie przy przyjęciu i kiedy klient powinien po niego przyjechać. Poniżej opisujemy, jak zorganizować przechowalnię opon od kwitu przyjęcia po przypomnienia, co mówią przepisy i jak ułożyć cennik bez zgadywania.

Przechowywanie opon w świetle przepisów

Nie ma osobnej ustawy o przechowalniach opon. Zostawienie kompletu w wulkanizacji to po prostu umowa przechowania z kodeksu cywilnego. Najważniejsze dla Ciebie:

• art. 835 KC - przechowawca zobowiązuje się zachować rzecz w stanie niepogorszonym. Forma umowy jest dowolna, więc umowa „na słowo” też jest ważna,
• art. 839 KC - nie wolno używać przechowywanej rzeczy bez zgody klienta,
• art. 841 KC - jeśli przechowawca bez potrzeby przeniesie rzecz w inne miejsce albo odda ją innej osobie, odpowiada nawet za przypadkową utratę lub uszkodzenie.

Z tego wynikają dwie praktyczne rzeczy. Po pierwsze, warto mieć na papierze, w jakim stanie opony przyjąłeś - inaczej po sezonie trudno udowodnić, że rysa na feldze była wcześniej. Po drugie, jeśli przechowujesz opony w zewnętrznym magazynie albo przenosisz je między punktami, ustal to z klientem przy przyjęciu.

Kwit przyjęcia - co na nim zapisać

Kwit (potwierdzenie przyjęcia do depozytu) to podstawa porządku w przechowalni. Dobry kwit zawiera:

• dane klienta - imię i nazwisko lub nazwa firmy, telefon,
• samochód - marka, model, numer rejestracyjny,
• komplet - producent i model opon, rozmiar, liczba sztuk, sezon (zimowe, letnie, całoroczne),
• z felgami czy bez - przy felgach także rodzaj (stalowe, aluminiowe) i czy są kołpaki lub śruby w komplecie,
• stan bieżnika - głębokość dla każdej opony albo przynajmniej najmniejsza zmierzona,
• uszkodzenia - przecięcia, wybrzuszenia, rysy i zaśniedzenia felg,
• kod DOT - data produkcji opon (tydzień i rok),
• miejsce składowania - numer regału i półki,
• datę przyjęcia, planowany termin odbioru i podpisy.

Kopię kwitu dostaje klient, a Ty masz swoją. Do kwitu warto dołączyć zdjęcia każdego koła - zajmuje to minutę, a rozwiązuje większość sporów.

Wiek opon na kwicie

W Polsce nie ma ustawowego limitu wieku opon. Prasa motoryzacyjna podaje, że producenci zalecają wymianę po około 10 latach od produkcji. Jeśli z kodu DOT wynika, że opony są stare, zapisz to na kwicie i powiedz klientowi. To uczciwa informacja, a przy okazji naturalny powód do rozmowy o nowym komplecie w kolejnym sezonie.

Oznaczanie i regały

Bez systemu oznaczania przechowalnia na kilkaset kompletów zamienia się w szukanie po omacku w szczycie sezonu, gdy przed bramą stoi kolejka.

Sprawdzony układ:

1. Numer depozytu - unikalny, nadawany przy przyjęciu, ten sam na kwicie, etykiecie i w systemie.
2. Etykieta na każdym kole - numer depozytu, nazwisko, numer rejestracyjny, pozycja na aucie (np. LP, PP, LT, PT), jeśli zależy Ci na zachowaniu rotacji.
3. Lokalizacja - regały i półki oznaczone na stałe (np. regał C, półka 3), a lokalizację wpisujesz przy depozycie.
4. Worki lub pokrowce - opony czyste i suche, oznaczone także na worku.

Jeśli komplet zmienia miejsce, zmień lokalizację w systemie od razu. Pamiętaj o art. 841 KC - przenoszenie opon „bez potrzeby” do innego magazynu bez wiedzy klienta jest ryzykowne.

Przechowalnia opon - cena i modele rozliczeń

Nie podamy stawek, bo zależą od miasta, warunków magazynu i zakresu usługi. Możemy pokazać, jak firmy zwykle układają cennik przechowalni opon:

• za komplet na sezon - najprostszy model, klient płaci przy zostawieniu opon albo przy odbiorze,
• osobno z felgami i bez - koła na felgach zajmują więcej miejsca i wymagają innego składowania,
• pakiet z wymianą - przechowanie i wymiana sezonowa w jednej cenie, co zachęca do powrotu w tym samym miejscu,
• dodatki - mycie kół, wyważanie, nowe worki, kontrola ciśnienia, wymiana zaworów.

Przykład poglądowy: cennik może mieć dwie pozycje podstawowe („komplet bez felg”, „komplet z felgami”) i trzy dopłaty. Podstaw własne liczby. Ważne, żeby klient przy zostawieniu opon wiedział, ile zapłaci i za jaki okres - zapisz to na kwicie.

Największa korzyść - przypomnienie o sezonowej wymianie

Depozyt opon wiąże klienta z Twoją wulkanizacją, ale tylko pod warunkiem, że klient przyjedzie na czas. Gdy pierwsze przymrozki przychodzą nagle, wszyscy dzwonią tego samego dnia, a Ty masz kolejkę na dwa tygodnie i telefon, który nie przestaje dzwonić.

Rozwiązaniem jest przypomnienie wysłane wcześniej, zanim zrobi się tłok:

• jesienią - przypomnienie o zimówkach z prośbą o umówienie terminu,
• wiosną - przypomnienie o letnich oponach,
• z wyprzedzeniem kilku tygodni - żeby rozłożyć wizyty na dłuższy okres.

Dzięki temu klient umawia się w spokojniejszym okresie, Ty rozkładasz pracę na więcej dni, a komplet nie zostaje „na zawsze” w przechowalni.

Wzór SMS - przypomnienie o wymianie

W nawiasach klamrowych są znaczniki, które klientwraca.pl uzupełnia sam.

Dzien dobry {klient}, Twoje opony czekaja w {firma}. Zbliza sie sezon wymiany - umow termin: {telefon_firmy}.

Wzór SMS - potwierdzenie terminu wymiany

{klient}, wymiana opon w {firma}: {termin}, {adres}. Zmiana terminu: {telefon_firmy}.

Krótkie wiadomości mieszczą się w jednym SMS-ie, zwłaszcza bez polskich znaków. Przypomnienia wysyłasz tylko klientom, którzy się na nie zgodzili - o zbieraniu zgody piszemy we wpisie zgoda na SMS od klienta - wzór klauzuli.

Karta klienta: samochód i komplet opon

Klient z dwoma autami w rodzinie i dwoma kompletami w depozycie to klasyczna sytuacja, w której zeszyt zawodzi. W karcie klienta warto trzymać:

• samochody - marka, model, numer rejestracyjny,
• komplety opon - rozmiar, producent, sezon, z felgami czy bez, numer depozytu, lokalizacja,
• historię wizyt - kiedy była wymiana, co zrobiono (wyważanie, naprawa, wymiana zaworu),
• notatki - „śruby antykradzieżowe, klucz w schowku”, „klient prosi o telefon, nie SMS”,
• zdjęcia z przyjęcia - stan kół przy zostawieniu.

Przy kolejnej wizycie nie pytasz o rozmiar ani o to, gdzie leżą opony - masz wszystko w karcie.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla wulkanizacji porządkuje przechowalnię i powroty klientów:

• karta klienta z autami i kompletami opon jako urządzeniami - marka, model, numer seryjny (możesz w nim zapisać numer depozytu) i notatki z lokalizacją na regale,
• protokół przyjęcia z Twojego szablonu, z polami na bieżnik, DOT i uszkodzenia, z podpisem klienta palcem na telefonie i do 20 zdjęć,
• PDF z Twoim logo (od planu Solo) wysyłany klientowi e-mailem lub SMS-em zamiast papierowego kwitu, który ginie w schowku,
• cykl usługi - po zamknięciu wizyty system sam wylicza termin kolejnej wymiany (możesz go zmienić),
• przypomnienia SMS-em z bramki (z własną nazwą nadawcy w planie Firma), e-mailem albo „SMS z mojego telefonu”, a klienci, którzy wolą rozmowę, trafiają na listę „zadzwoń do klienta”,
• lista „Do umówienia” - klienci, którym przypomniałeś, czekają tam, aż zadzwonią, a wtedy jednym kliknięciem wpisujesz termin do kalendarza.

Jeśli dziś prowadzisz depozyty w zeszycie lub arkuszu, przeczytaj też porównanie zeszyt, Excel czy program. Istniejącą listę klientów możesz zaimportować z Excela lub CSV (od planu Solo).

Podsumowanie

• Przechowywanie opon to umowa przechowania (art. 835 KC) - odpowiadasz za stan niepogorszony, a za przypadkową szkodę także wtedy, gdy bez potrzeby przeniesiesz opony lub oddasz je komuś innemu.
• Kwit przyjęcia ze stanem bieżnika, uszkodzeniami, rozmiarem, kodem DOT i zdjęciami chroni obie strony.
• Numer depozytu na kwicie, etykiecie i w systemie oraz stałe lokalizacje na regałach skracają wydawanie kół w sezonie.
• Przypomnienie wysłane kilka tygodni przed sezonem rozkłada pracę i zatrzymuje klienta na kolejne lata.

Chcesz mieć depozyty, protokoły i przypomnienia w jednym miejscu? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.