Program do serwisu kotłów gazowych zamiast kalendarza na ścianie
Serwis kotłów to rytm roczny: przegląd przed sezonem, awarie zimą, umowy serwisowe. Program do serwisu kotłów gazowych ma jedno zadanie - żeby żaden klient nie wypadł z tego rytmu.
Przy każdym kliencie zapisujesz urządzenia: model kotła, numer seryjny, datę montażu i uwagi z poprzedniej wizyty. Termin kolejnego przeglądu liczy się od daty wykonania, a przypomnienie wychodzi samo - SMS-em albo e-mailem, jeśli klient się na to zgodził. Kto woli rozmowę, trafia na listę „zadzwoń do klienta”.
Kontrola instalacji gazowej w budynku raz w roku wynika z art. 62 Prawa budowlanego, niezależnie od gwarancji. To dobry, konkretny powód, żeby się odezwać.
Wiele adresów i urządzeń przy jednym kliencie to norma: dom, mieszkanie na wynajem, lokal firmowy. Każde urządzenie ma własną historię, więc przy awarii od razu widać, co i kiedy wymieniano, bez dzwonienia do serwisanta, który był tam rok temu.
Przegląd gwarancyjny: przypomnij, zanim zrobi to konkurencja
Większość producentów wiąże gwarancję kotła z regularnym przeglądem u autoryzowanego serwisu - dokładne warunki są w karcie gwarancyjnej danego modelu. Klient o tym wie, ale rzadko pamięta, kiedy minął rok.
W treści przypomnienia możesz podać datę ostatniego przeglądu i model urządzenia, a nawet dopisać zdanie o warunkach gwarancji. Treść ustawiasz sam, osobno dla każdej usługi, więc przegląd gwarancyjny może brzmieć inaczej niż przegląd pogwarancyjny.
Jak to ułożyć w praktyce, opisujemy we wpisie przegląd kotła gazowego, gwarancja i przypomnienia.
Przypomnienie może wyjść na kilka tygodni przed rocznicą przeglądu. Klient ma czas się umówić, a Ty rozkładasz wizyty tak, żeby nie wszystkie wypadły w jednym tygodniu. Jeśli nie odpowie, pojawi się na liście do zadzwonienia - decydujesz, czy dzwonisz od razu, czy czekasz kilka dni.
Protokół, wycena i umowa serwisowa z telefonu
Po przeglądzie wypełniasz protokół na telefonie: odczyty, wynik, zalecenia. Klient podpisuje palcem, a PDF z Twoim logo trafia do niego e-mailem od razu. Zdjęcia tabliczki znamionowej i wymienionych części zostają przy wizycie.
Gdy kocioł nadaje się do wymiany, na miejscu przygotujesz wycenę PDF z pozycjami, VAT-em i terminem ważności. Stałym klientom zaproponujesz umowę serwisową ze wzoru - wybierasz klienta i daty, resztę uzupełnia program. Wygląd protokołu, wyceny i umowy ustawiasz myszką, bez grafika.
Jeśli serwisujesz też pompy ciepła, zajrzyj na stronę serwisu pomp ciepła i klimatyzacji.
Wszystkie dokumenty zostają przy kliencie: protokoły z kolejnych lat, wyceny, umowy i podpisane skany. Gdy producent poprosi o potwierdzenie przeglądów przy reklamacji, szukasz w jednym miejscu, a nie w segregatorach.
Sezon grzewczy bez chaosu
Najgorszy scenariusz to październik, w którym wszyscy dzwonią naraz. Przypomnienia możesz ustawić z wyprzedzeniem i rozłożyć na kilka tygodni, a terminarz dnia i tygodnia pokazuje, ile wizyt realnie zmieścisz.
W raportach widzisz, ilu klientów wróciło po przypomnieniu, a w dzienniku wysyłek - co, do kogo i kiedy wyszło. Koniec rozmów „nic nie dostałem”.
Jeśli masz dziś klientów w arkuszu, zaimportujesz ich z Excela lub CSV i wpiszesz datę ostatniego przeglądu - przypomnienia ruszą od razu. Program pilnuje też Twoich aut firmowych: przypomni o przeglądzie technicznym i OC, zanim skończy się to mandatem.
Sprawdź to na własnej bazie: wypróbuj 30 dni za darmo, bez podawania karty.