Sprzątanie klatek schodowych i biur - jak wyceniać i prowadzić stałe umowy

Sprzątanie klatek schodowych i biur to w firmie sprzątającej najbardziej przewidywalna część przychodu. Stała umowa ze wspólnotą albo z biurem oznacza pracę co tydzień, bez szukania zleceń. Pod warunkiem, że dobrze ją wycenisz, jasno opiszesz zakres i potrafisz pokazać, że praca została wykonana. Poniżej omawiamy sposoby wyceny, budowę zakresu prac i harmonogramu, obsługę wielu obiektów jednego zarządcy oraz dokumentowanie pracy.

Nie podajemy cen rynkowych. Stawki za sprzątanie biur i klatek mocno zależą od miasta, standardu obiektu i zakresu, a cennik „z internetu” rzadko pasuje do Twoich kosztów. Pokazujemy, jak cennik zbudować, a liczby wpiszesz własne.

Sprzątanie biur - cennik: trzy sposoby wyceny

Ryczałt miesięczny

Klient płaci stałą kwotę za ustalony zakres i częstotliwość. To najpopularniejszy model przy wspólnotach i stałych biurach.

• Plusy: przewidywalność dla obu stron, proste fakturowanie, brak dyskusji o każdej godzinie.
• Minusy: jeśli źle policzysz czas, tracisz na każdej wizycie. Trzeba też pilnować, żeby klient nie dokładał zadań „przy okazji”.

Stawka za metr kwadratowy

Cena zależy od powierzchni. Klient łatwo porównuje oferty, a Ty szybko liczysz wycenę.

• Plusy: prostota, łatwa wycena dużych powierzchni.
• Minusy: metr metrowi nierówny. Open space z wykładziną to inna praca niż biuro z dziesięcioma małymi pokojami, kuchnią i trzema łazienkami.

Stawka godzinowa

Klient płaci za faktyczny czas pracy.

• Plusy: dobra przy zleceniach nieregularnych, sprzątaniu po remoncie, gdy trudno przewidzieć czas.
• Minusy: klient nie zna z góry kwoty i może podejrzewać, że praca się przeciąga.

W praktyce wiele firm łączy modele: ryczałt za stały zakres plus osobna wycena zadań dodatkowych (mycie okien, pranie wykładzin, sprzątanie po imprezie firmowej).

Jak policzyć ryczałt

Przykład poglądowy, bez stawek. Policz:

1. czas jednej wizyty (zmierz go przy pierwszych sprzątaniach, nie zgaduj),
2. liczbę wizyt w miesiącu,
3. koszt godziny pracy Twojego pracownika z narzutami,
4. środki czystości i zużycie sprzętu,
5. dojazd - przy kilku obiektach w jednej okolicy dzielony na nie,
6. zadania okresowe rozłożone na miesiące (np. mycie okien kilka razy w roku),
7. Twoją marżę.

Prosta struktura cennika dla klienta:

• Ryczałt - sprzątanie klatki, 1 raz w tygodniu: … zł / mies.
• Ryczałt - sprzątanie biura, 3 razy w tygodniu: … zł / mies.
• Mycie okien na klatce (zadanie dodatkowe): … zł / usługa
• Pranie wykładzin (zadanie dodatkowe): … zł / m2
• Sprzątanie interwencyjne: … zł / godz.

Zakres prac i harmonogram

Większość sporów z klientem wynika z tego, że każda strona inaczej rozumie „sprzątanie klatki”. Dlatego zakres prac rozpisz według częstotliwości.

Przy każdej wizycie (klatka schodowa): zamiatanie i mycie schodów i podestów, wycieranie poręczy, czyszczenie wycieraczek, opróżnianie koszy, mycie drzwi wejściowych od strony uchwytów.

Raz w miesiącu: mycie lamperii, parapetów, skrzynek pocztowych, grzejników, czyszczenie kabiny windy z drzwiami.

Kilka razy w roku: mycie okien na klatce, mycie opraw oświetleniowych, sprzątanie piwnic i pomieszczeń wspólnych.

Przy każdej wizycie (biuro): odkurzanie, mycie podłóg, opróżnianie koszy, kuchnia, łazienki, przecieranie blatów (bez dokumentów na biurkach - to dobrze zapisać).

Okresowo w biurze: mycie okien, pranie wykładzin i tapicerki, czyszczenie lodówki, mycie przeszkleń.

Dopisz też, czego nie ma w cenie - np. mycie okien z zewnątrz na wysokości, usuwanie graffiti, sprzątanie po remoncie. Lepiej to ustalić na starcie niż tłumaczyć przy pierwszej reklamacji.

Oględziny przed wyceną

Zanim podasz cenę, obejrzyj obiekt. Przy klatce schodowej policz piętra, sprawdź, czy jest winda, piwnica, pomieszczenie na wózki, z czego są schody i jak brudne jest wejście (inaczej sprząta się klatkę przy ruchliwej ulicy, a inaczej w cichym bloku). W biurze zapisz liczbę pomieszczeń, łazienek i kuchni, rodzaj podłóg, liczbę stanowisk i godziny, w których możesz sprzątać. Te notatki przydadzą się nie tylko do wyceny, ale też przy pierwszym wejściu nowej osoby z zespołu i przy odnowieniu umowy za rok, gdy klient poprosi o zmianę zakresu.

Wiele obiektów jednego zarządcy

Zarządca nieruchomości rzadko ma jeden budynek. Kiedy podpiszesz umowę na pięć wspólnot jednego zarządcy, każda z nich ma:

• inny adres i inny zakres,
• inną częstotliwość i inny dzień sprzątania,
• inne zasady dostępu,
• inne zadania okresowe i ich terminy.

Dlatego prowadź dane per obiekt, a nie tylko per klient. Przy każdym obiekcie zapisz notatki o dostępie: gdzie jest klucz, kod do domofonu, kto otwiera pomieszczenie gospodarcze, gdzie wylać wodę, gdzie są śmietniki. Nowa osoba w zespole nie musi wtedy dzwonić do Ciebie przy każdym wejściu. Przy kluczach od wielu budynków dobrze jest też wiedzieć, kto z zespołu który klucz aktualnie ma.

Protokół i checklista ze zdjęciami

Zarządca nie stoi przy sprzątaniu. Kiedy mieszkaniec napisze, że „klatka nie była sprzątana od tygodnia”, potrzebujesz dowodu. Najprostszy sposób:

• checklista dla obiektu - lista punktów z zakresu, odhaczana po każdej wizycie,
• data i godzina wykonania,
• zdjęcia po skończonej pracy - schody, wejście, winda, kuchnia biurowa,
• uwagi - np. „uszkodzona lampa na 3. piętrze”, „zalana piwnica, zgłoszone zarządcy”.

Takie uwagi to też dodatkowa wartość dla zarządcy: Twój zespół widzi budynek co tydzień i zgłasza usterki, zanim zrobią się z nich awarie.

Przypomnienia o zadaniach okresowych

Cotygodniowe sprzątanie wchodzi w rytm. Gorzej z zadaniami, które wypadają raz na kwartał czy dwa razy w roku: mycie okien na klatce, pranie wykładzin w biurze, mycie opraw. Łatwo o nich zapomnieć, a klient pamięta, że były w umowie.

Pomaga prosta zasada: każde zadanie okresowe to osobna pozycja z własnym cyklem i datą kolejnego wykonania. Przypomnienie dostajesz Ty, z wyprzedzeniem, żeby zaplanować ludzi. Klienta możesz powiadomić, kiedy przyjdziecie - zarządcy doceniają, gdy mogą uprzedzić mieszkańców.

Role w zespole

W firmie sprzątającej często pracuje kilka osób lub kilka ekip. Praktyczny podział:

• osoba sprzątająca widzi swoje obiekty na dziś, checklistę, notatki o dostępie i robi zdjęcia,
• koordynator lub biuro widzi wszystkie obiekty, planuje grafik, reaguje na zgłoszenia,
• właściciel ma wgląd w całość, umowy i terminy zadań okresowych.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla firm sprzątających pomaga przy stałych umowach:

• klient (wspólnota, zarządca, firma) z wieloma obiektami i notatkami przy każdym,
• usługi z cyklem - przypomnienie o myciu okien czy praniu wykładzin pojawia się samo,
• checklista jako protokół z Twojego szablonu w aplikacji na Androida, do 20 zdjęć na wizytę, podpis klienta palcem, PDF wysłany e-mailem,
• ekran „Dziś” z poranną listą zadań dla każdej osoby,
• role - pracownik widzi swoje obiekty i wizyty, biuro i właściciel całą firmę.

Jeśli trzymasz to dziś w arkuszu, zajrzyj do tekstu zeszyt, Excel czy program.

Podsumowanie

• Sprzątanie klatek schodowych i biur wyceniaj ryczałtem, za m2 lub za godzinę - każda metoda ma swoje plusy i minusy, często najlepiej je łączyć.
• Zakres prac rozpisz według częstotliwości i dopisz, czego nie ma w cenie.
• Obiekty jednego zarządcy prowadź osobno, z notatkami o dostępie.
• Dokumentuj pracę checklistą ze zdjęciami, a zadania okresowe trzymaj z własnym cyklem i przypomnieniem.

Chcesz poukładać stałe umowy i obiekty? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.