Serwis chłodniczy w sklepach, gastronomii i chłodniach to praca, w której terminy wyznaczają przepisy, a nie tylko zalecenia producenta. Witryna w sklepie spożywczym, komora mroźnicza w restauracji i agregat w chłodni hurtowni mogą mieć zupełnie różne odstępy kontroli szczelności, bo zależą one od ilości i rodzaju czynnika. Do tego dochodzą wpisy w Centralnym Rejestrze Operatorów z własnym terminem. Poniżej zbieramy zasady w jednym miejscu i pokazujemy, jak ułożyć kalendarz serwisu, w którym każda instalacja ma swoją datę.

Kontrola szczelności F-gazów - rozporządzenie 2024/573

Od 11 marca 2024 r. stosuje się rozporządzenie (UE) 2024/573 w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych. Kontrola szczelności jest obowiązkowa dla urządzeń zawierających co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO2 gazów wymienionych w załączniku I. Kontrole wykonują osoby z certyfikatem.

Ilość gazów z załącznika I Bez systemu wykrywania wycieków Z systemem wykrywania wycieków
od 5 do mniej niż 50 t CO2e co 12 miesięcy co 24 miesiące
od 50 do mniej niż 500 t CO2e co 6 miesięcy co 12 miesięcy
500 t CO2e i więcej co 3 miesiące co 6 miesięcy

Nowe progi w kilogramach dla HFO

Nowością są progi dla gazów z załącznika II (HFO). Liczy się je w kilogramach, a nie w tonach CO2e:

  • od 1 kg do mniej niż 10 kg - jak pierwszy przedział (co 12 miesięcy, z systemem co 24),
  • od 10 kg do mniej niż 100 kg - jak drugi przedział (co 6, z systemem co 12),
  • 100 kg i więcej - jak trzeci przedział (co 3, z systemem co 6).

Jeśli u klientów pojawiają się nowe instalacje na HFO, nie zakładaj, że skoro ekwiwalent CO2 jest niski, kontrola ich nie dotyczy. Sprawdź próg w kilogramach.

Zwolnienie dla urządzeń hermetycznych

Urządzenia hermetycznie zamknięte są zwolnione z kontroli szczelności, jeśli zawierają mniej niż 10 t CO2e gazów z załącznika I albo mniej niż 2 kg HFO z załącznika II. W chłodnictwie komercyjnym dotyczy to części szaf i witryn typu plug-in. Status hermetyczności i ilość czynnika sprawdzisz na tabliczce znamionowej i w dokumentacji producenta.

Obowiązki w Centralnym Rejestrze Operatorów

Polska ustawa z 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych dokłada obowiązki krajowe:

  • operator rejestruje się w Centralnym Rejestrze Operatorów (CRO),
  • CRO obejmuje urządzenia zawierające co najmniej 3 kg substancji kontrolowanych lub co najmniej 5 t CO2e,
  • kartę urządzenia zakłada się w ciągu 15 dni roboczych od dostarczenia urządzenia,
  • wpisy o wykonanych czynnościach, np. o kontroli szczelności, dokonuje się w ciągu 15 dni roboczych od ich wykonania.

Certyfikaty dla personelu i przedsiębiorców wydaje UDT jako jednostka certyfikująca. Certyfikat dla personelu jest bezterminowy, więc nie musisz pilnować jego odnowienia, ale warto mieć skan pod ręką, bo klienci i audytorzy o niego proszą.

15 dni roboczych to termin dla Ciebie

Kontrola zrobiona na czas, ale wpisana do CRO po terminie, to nadal problem. W praktyce wpis odkłada się „na wieczór”, a potem przychodzi sezon i tydzień ucieka. Dobry sposób: po każdej kontroli ustaw przypomnienie dla siebie kilka dni roboczych przed upływem 15 dni. W klientwraca.pl przypomnienia możesz kierować nie tylko do klienta, ale też do siebie.

Przegląd instalacji chłodniczej: każda instalacja ma własny termin

Klient z siecią sklepów może mieć w jednej lokalizacji meblę chłodniczą z agregatem centralnym, kilka szaf plug-in i komorę mroźniczą. Każda z tych instalacji ma:

  • inną ilość i rodzaj czynnika,
  • inny odstęp kontroli szczelności (albo brak obowiązku),
  • inną historię awarii i uzupełnień czynnika,
  • czasem osobną kartę w CRO.

Dlatego terminy prowadź przy urządzeniu, nie przy kliencie. W karcie urządzenia zapisujesz markę, model i numer seryjny, datę montażu, a w notatkach rodzaj czynnika i ilość (w kg i t CO2e) oraz informację, czy jest system wykrywania wycieków. Na tej podstawie ustawiasz cykl usługi: 3, 6, 12 albo 24 miesiące. Dane urządzenia same wpisują się w protokół, o czym piszemy w aktualności urządzenia klienta w protokole.

Jeśli klient ma kilka sklepów albo lokali, zakładasz jeden klient-firmę, a pod nim kilka adresów z urządzeniami. Objazd planujesz wtedy tak, żeby w jednym dniu zrobić wszystkie instalacje w okolicy, pilnując, żeby żadna nie przekroczyła swojego terminu.

Przypomnienia przed każdą kontrolą

Przy odstępach 3- i 6-miesięcznych kontrole wypadają często, a klient (kierownik sklepu, właściciel restauracji) nie pamięta, kiedy byłeś ostatnio. Praktyczny schemat:

  1. Przypomnienie do klienta 2-3 tygodnie przed terminem kontroli.
  2. Jeśli nie odpowie - telefon. Takich klientów oznaczasz i trafiają na listę „zadzwoń do klienta”.
  3. Po kontroli - przypomnienie dla siebie o wpisie do CRO.

Przykładowa treść SMS:

{klient}, zbliza sie termin kontroli szczelnosci instalacji chlodniczej w {adres} ({termin}). Umowmy wizyte: {telefon_firmy}. {firma}

Przypomnienia wysyłasz tylko do klientów, którzy się na nie zgodzili. Po zamknięciu wizyty kolejny termin wylicza się sam według cyklu usługi i możesz go poprawić.

Protokół ze zdjęciami

Przy kontroli szczelności dobrze udokumentowana wizyta chroni Ciebie i klienta. W aplikacji na Androida:

  • wypełniasz protokół z własnego szablonu, z polami na metodę kontroli, wynik i zalecenia,
  • dodajesz do 20 zdjęć - tabliczka znamionowa, miejsce wycieku, naprawione połączenie,
  • klient podpisuje protokół palcem na telefonie,
  • PDF z Twoim logo idzie do klienta e-mailem lub SMS-em, a kopia zostaje w historii urządzenia,
  • aplikacja działa bez zasięgu, np. w komorze chłodniczej w piwnicy, i synchronizuje się później.

Kiedy po roku klient zapyta, co było robione przy agregacie, otwierasz historię urządzenia zamiast szukać kartki.

Pompy ciepła i klimatyzacja

Jeśli obok chłodnictwa komercyjnego serwisujesz też pompy ciepła i klimatyzację, te same zasady F-gazowe dotyczą tych urządzeń. Kalendarz sezonowy dla nich opisaliśmy w tekście jak często przegląd pompy ciepła i klimatyzacji.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla serwisów chłodniczych to:

  • karta urządzenia - marka, model, numer seryjny, data montażu, a w notatkach czynnik i jego ilość,
  • wiele lokalizacji i urządzeń przy jednym kliencie,
  • usługi z cyklem 3, 6, 12 albo 24 miesiące i automatycznie liczony kolejny termin,
  • przypomnienia SMS-em z bramki (z własną nazwą nadawcy w planie Firma), e-mailem albo „SMS z mojego telefonu”, a także przypomnienia dla siebie,
  • protokół PDF ze zdjęciami i podpisem klienta,
  • dokumenty firmy - polisa OC i certyfikaty z przypomnieniem 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności,
  • role w zespole - technik widzi swoich klientów i wizyty, biuro całą firmę.

Podsumowanie

  • Kontrola szczelności według rozporządzenia (UE) 2024/573 od 5 t CO2e: co 12, 6 albo 3 miesiące, z systemem wykrywania wycieków dwa razy rzadziej.
  • HFO z załącznika II: progi 1, 10 i 100 kg. Urządzenia hermetyczne zwolnione poniżej 10 t CO2e (HFO poniżej 2 kg).
  • CRO: karta urządzenia i wpisy o czynnościach w ciągu 15 dni roboczych.
  • Termin prowadź przy każdej instalacji, przypominaj klientowi przed kontrolą, a sobie przed terminem wpisu do CRO.

Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.