Jak często przegląd pompy ciepła i klimatyzacji robić, żeby urządzenie działało sprawnie, gwarancja nie przepadła i nie łamać przepisów? Klienci pytają o to rzadko. Zwykle dzwonią wtedy, gdy w lipcu klimatyzator przestaje chłodzić, a w listopadzie pompa ciepła nie grzeje. Dla serwisanta ważniejsze jest więc inne pytanie: jak ułożyć przeglądy w roku tak, żeby klienci wracali regularnie, a Ty nie miał wszystkich zleceń w tym samym tygodniu.

Jak często przegląd pompy ciepła

Nie ma jednej ustawowej częstotliwości przeglądu dla każdej pompy ciepła. Liczą się trzy źródła:

  1. Zalecenia producenta. Instrukcje serwisowe zwykle przewidują przegląd co najmniej raz w roku. Dokładny zakres i odstęp zależą od modelu.
  2. Warunki gwarancji. Część producentów uzależnia gwarancję od regularnych przeglądów wykonywanych przez uprawniony serwis. Warunki różnią się między markami, dlatego zawsze sprawdzaj kartę gwarancyjną.
  3. Przepisy o F-gazach. Jeśli pompa zawiera fluorowane gazy cieplarniane w ilości powyżej progu, obowiązuje ją kontrola szczelności w określonych odstępach (szczegóły niżej).

W praktyce większość serwisantów przyjmuje dla pomp ciepła rytm raz w roku, przed sezonem grzewczym. Sprawdzasz wtedy parametry pracy, filtry, odpływ skroplin, jednostkę zewnętrzną, zabezpieczenia i ustawienia sterownika. Klient wchodzi w zimę ze sprawnym urządzeniem, a Ty unikasz awarii w szczycie sezonu.

Przegląd klimatyzacji: jak często

Przy klimatyzacji typowym rytmem jest przegląd raz w roku, przed sezonem chłodzenia. Obejmuje czyszczenie i odgrzybianie wymiennika, filtry, odpływ skroplin, kontrolę pracy i ciśnień. Częściej, np. co pół roku, warto serwisować urządzenia pracujące intensywnie albo w zapylonym otoczeniu: w lokalach gastronomicznych, serwerowniach czy halach. Tu również ostatnie słowo mają instrukcja producenta i warunki gwarancji.

F-gazy: kiedy obowiązuje kontrola szczelności

Od 11 marca 2024 r. obowiązuje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/573 w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych, które zastąpiło rozporządzenie 517/2014. Art. 5 wymaga kontroli szczelności m.in. stacjonarnych urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła, jeśli zawierają F-gazy w ilości co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO2 (dla części gazów z załącznika II próg liczony jest w kilogramach).

Częstotliwość zależy od ilości gazu wyrażonej w tonach ekwiwalentu CO2:

Ilość F-gazów Bez systemu wykrywania wycieków Z systemem wykrywania wycieków
poniżej 5 t CO2e kontrola nie jest wymagana -
5 do 50 t CO2e co 12 miesięcy co 24 miesiące
50 do 500 t CO2e co 6 miesięcy co 12 miesięcy
500 t CO2e i więcej co 3 miesiące co 6 miesięcy

Ważne zwolnienie: hermetycznie zamknięte urządzenia w budynkach mieszkalnych, które zawierają mniej niż 3 kg F-gazów i są oznakowane jako hermetyczne, nie podlegają kontroli szczelności. Pozostałe urządzenia hermetycznie zamknięte mają wyższy próg niż urządzenia zwykłe: kontrola szczelności obowiązuje je od 10 t CO2e.

Ile to kilogramów czynnika, zależy od jego współczynnika GWP. Przeliczenie zrób według załącznika do rozporządzenia albo danych z tabliczki znamionowej, na której producent podaje ilość czynnika i ekwiwalent CO2. Nie podajemy tu gotowych progów w kilogramach, bo zależą od czynnika i łatwo o pomyłkę.

W Polsce kwestie F-gazów reguluje też ustawa z 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych. To ona określa m.in. wymagane certyfikaty dla personelu i przedsiębiorców (wydawane w systemie nadzorowanym przez UDT) oraz Centralny Rejestr Operatorów, w którym prowadzi się karty urządzeń. Przepisy były już kilka razy zmieniane i mogą zmieniać się nadal w związku z nowym rozporządzeniem unijnym. Przed ustaleniem obowiązków konkretnego klienta sprawdź aktualny tekst przepisów.

Dla kalendarza wynika z tego jedno: kontrola szczelności ma twardy termin, a przegląd serwisowy to termin zalecany. Jeśli urządzenie podlega kontroli co 12 miesięcy, połącz ją z corocznym przeglądem, żeby klient miał jedną wizytę, a nie dwie.

Kalendarz serwisanta na rok

Poniższy rozkład to przykład, który sprawdza się u serwisanta obsługującego jednocześnie klimatyzację i pompy ciepła. Dopasuj go do swojego regionu i klientów.

Styczeń-luty: planowanie i awarie

  • Awarie pomp ciepła w mrozy, bo to szczyt ich pracy.
  • Porządek w bazie: uzupełnij modele urządzeń, daty ostatnich przeglądów i brakujące zgody na kontakt.
  • Przygotuj treść przypomnień o klimatyzacji na wiosnę.

Marzec-kwiecień: przypomnienia o klimatyzacji

  • Przypomnienia o przeglądzie klimatyzacji przed sezonem. Wysyłaj je falami, np. co tydzień do kolejnej grupy klientów.
  • Pierwsze przeglądy klimatyzacji u klientów, którzy umawiają się najwcześniej.

Maj-czerwiec: przeglądy klimatyzacji

  • Główny okres przeglądów klimatyzacji, zanim przyjdą upały.
  • Klientów, którzy nie odpowiedzieli na SMS, obdzwoń do połowy maja. Później kalendarz się zapełni.

Lipiec-sierpień: sezon montaży i awarii klimatyzacji

  • Montaże i awarie klimatyzacji. Przeglądów planuj mało.
  • W sierpniu wysyłaj pierwsze przypomnienia o przeglądzie pomp ciepła klientom, którzy chcą mieć to z głowy przed wrześniem.

Wrzesień-październik: przeglądy pomp ciepła

  • Główny okres przeglądów pomp ciepła przed sezonem grzewczym.
  • Kolejne fale przypomnień co tydzień, a pod koniec obdzwanianie osób, które nie odpowiedziały.

Listopad-grudzień: domykanie

  • Ostatnie przeglądy pomp ciepła i pierwsze awarie w chłodne dni.
  • Podsumowanie roku: którzy klienci wrócili, a którzy nie, i komu zaproponować umowę serwisową.

Jak rozłożyć przypomnienia, żeby nie przyszły naraz

Wysłanie 400 SMS-ów jednego dnia skończy się tym, że przez dwa dni nie odbierzesz wszystkich telefonów, a potem przez tydzień będziesz miał pusto. Lepiej rozłożyć przypomnienia na kilka tygodni.

Grupuj według terminu ostatniego przeglądu

Klient, któremu robiłeś przegląd 5 maja, dostaje przypomnienie w kwietniu, a klient z 10 czerwca pod koniec maja. Jeśli liczysz terminy od daty ostatniej wizyty, przypomnienia same rozkładają się w czasie.

Wysyłaj falami

Przykład: masz 300 klientów z klimatyzacją. Zamiast jednej wysyłki w kwietniu robisz sześć fal po około 50 osób, co tydzień od połowy marca. Każda fala daje kilkanaście telefonów, które spokojnie obsłużysz.

Dwa kontakty i telefon

Pierwsze przypomnienie około 30 dni przed terminem, drugie około 14 dni przed, a potem lista do obdzwonienia. Ten sam schemat opisaliśmy szerzej przy przypomnieniach o przeglądzie kotła.

Osobne treści dla klimatyzacji i pomp ciepła

Klient z klimatyzacją i pompą ciepła powinien dostać dwie różne wiadomości w dwóch różnych porach roku. Przykład (wzór poglądowy do dostosowania):

Dzień dobry, tu [nazwa firmy]. Zbliża się lato - ostatni przegląd klimatyzacji robiliśmy u Państwa [data]. Zapraszamy na przegląd przed sezonem: [telefon]. Rezygnacja z przypomnień: [link]

Dzień dobry, tu [nazwa firmy]. Przed sezonem grzewczym warto sprawdzić pompę ciepła - ostatni przegląd: [data]. Umówimy termin? [telefon]. Rezygnacja z przypomnień: [link]

Wiadomości wysyłaj tylko do klientów, którzy zgodzili się na kontakt w danym kanale. Zgody najłatwiej zebrać przy wizycie.

Historia urządzenia to podstawa

Przy pompach ciepła i klimatyzacji klient często ma więcej niż jedno urządzenie, np. pompę w domu i dwa klimatyzatory w biurze. Każde ma własny model, numer seryjny, ilość i rodzaj czynnika, historię napraw i własny termin. Jeśli trzymasz to w jednym wierszu arkusza, szybko się pogubisz. Warto mieć przy każdym urządzeniu:

  • model, numer seryjny i rodzaj czynnika,
  • datę montażu i ostatniego przeglądu,
  • informację, czy urządzenie podlega kontroli szczelności i jak często,
  • protokoły, zdjęcia i notatki z poprzednich wizyt.

Protokół po przeglądzie to osobny temat. Opisaliśmy go we wpisie wzór protokołu z przeglądu klimatyzacji.

W klientwraca.pl każde urządzenie ma własną historię, a przypomnienia SMS i e-mail możesz ustawić osobno dla każdej usługi, z własną treścią. Wychodzą tylko do klientów ze zgodą, a ci, którzy nie odpowiedzą, trafiają na listę „zadzwoń do klienta”. Zobacz, jak to wygląda w branży pomp ciepła i klimatyzacji.

Podsumowanie

  • Pompa ciepła: najczęściej przegląd raz w roku przed sezonem grzewczym. Szczegóły sprawdzaj w instrukcji i gwarancji.
  • Klimatyzacja: zwykle raz w roku przed latem, częściej przy intensywnej pracy.
  • Kontrola szczelności według rozporządzenia (UE) 2024/573 zależy od ilości F-gazów w tonach CO2e. Poniżej 5 t CO2e nie jest wymagana, a hermetyczne urządzenia w domach z mniej niż 3 kg są zwolnione.
  • Przypomnienia o klimatyzacji wysyłaj w marcu i kwietniu, o pompach ciepła od sierpnia, falami, a nie jednego dnia.

Chcesz, żeby przypomnienia przed sezonem wychodziły same? Przetestuj klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej.