Serwis bram automatycznych to dla wielu firm głównie telefony awaryjne: „brama stanęła”, „pilot nie działa”, „skrzydło nie domyka”. Tymczasem regularna konserwacja daje przewidywalną pracę, stałych klientów i mniej nerwowych wyjazdów. Ten tekst jest dla firm, które serwisują bramy przesuwne, skrzydłowe, segmentowe, szlabany i drzwi automatyczne. Omawiamy, co zwykle obejmuje przegląd, skąd brać częstotliwość, jak układać umowy z firmami i wspólnotami oraz jak prowadzić terminy, gdy jeden klient ma kilka bram.

Co obejmuje okresowy przegląd bramy

Zakres zależy od typu bramy i napędu, a punktem odniesienia zawsze jest instrukcja producenta. W praktyce większość przeglądów obejmuje podobne grupy czynności.

Bezpieczeństwo

  • fotokomórki - ustawienie, czystość soczewek, reakcja na przerwanie wiązki,
  • listwy bezpieczeństwa - czy zatrzymują i cofają bramę po kontakcie,
  • siła docisku i reakcja na przeszkodę - czy brama nie przyciska zbyt mocno,
  • oznakowanie i lampa ostrzegawcza - czy działa i jest widoczna.

Mechanika

  • wyłączniki krańcowe - czy brama zatrzymuje się we właściwych położeniach,
  • prowadnice, rolki i wózki - zużycie, luzy, zabrudzenia, smarowanie tam, gdzie przewiduje to producent,
  • listwa zębata i koło napędowe w bramach przesuwnych - zużycie zębów, mocowanie, luz,
  • sprężyny w bramach segmentowych - stan, naprężenie, zabezpieczenia przed zerwaniem; to element, przy którym obowiązują szczególne środki ostrożności,
  • zawiasy, uszczelki, panele - uszkodzenia mechaniczne.

Elektryka i sterowanie

  • centrala sterująca - parametry pracy, komunikaty o błędach,
  • akumulator i zasilanie awaryjne - czy brama otworzy się przy zaniku prądu, stan akumulatora,
  • piloty i odbiorniki - zasięg, baterie, lista zakodowanych pilotów (ważne przy wspólnotach, gdy ktoś się wyprowadził),
  • odblokowanie ręczne - czy działa i czy klient wie, jak go użyć.

Część central ma licznik cykli. Jeśli producent wskazuje serwis po określonej liczbie cykli, warto zapisywać stan licznika przy każdej wizycie - wtedy widzisz, jak intensywnie brama pracuje.

Skąd wziąć częstotliwość przeglądów

Nie ma jednej reguły dla wszystkich bram. Częstotliwość ustalasz na podstawie:

  • instrukcji producenta bramy i napędu,
  • intensywności użytkowania - brama wjazdowa do domu jednorodzinnego to inna praca niż brama magazynowa czy szlaban na parkingu,
  • warunków - kurz, sól drogowa, wilgoć,
  • ustaleń z klientem w umowie serwisowej.

W praktyce przy klientach indywidualnych często wystarcza przegląd raz w roku, a przy obiektach intensywnie używanych umawia się częstsze wizyty. Ważne, żeby termin był zapisany przy konkretnej bramie i żeby ktoś go pilnował. Klient sam zwykle sobie nie przypomni, dopóki brama nie stanie.

Umowy serwisowe z firmami i wspólnotami

Klient indywidualny zamawia przegląd od czasu do czasu. Firma, hala magazynowa, galeria, deweloper czy wspólnota mieszkaniowa to klienci, z którymi warto podpisać umowę serwisową. Co w niej zwykle się znajduje:

  • lista urządzeń objętych umową - z lokalizacją i opisem,
  • zakres przeglądu - jakie czynności wykonujesz przy każdej wizycie,
  • częstotliwość - np. dwa razy w roku albo co kwartał dla bram o dużym ruchu,
  • czas reakcji na awarię - i czy wyjazdy awaryjne są w ryczałcie, czy płatne osobno,
  • części i materiały - co jest w cenie, co doliczasz,
  • dokumentacja - protokół po każdej wizycie, zestawienie dla zarządcy.

Od wyjazdu awaryjnego do umowy

Wiele umów serwisowych zaczyna się od awarii. Przyjeżdżasz do stojącej bramy w hali, naprawiasz, a przy okazji widzisz, że pozostałe bramy też mają zużyte rolki i nikt nie sprawdzał fotokomórek od lat. To dobry moment, żeby zaproponować przegląd wszystkich urządzeń i stałą umowę. Zapisz od razu w karcie klienta, co zauważyłeś, i ustaw sobie przypomnienie, żeby wrócić z ofertą za kilka dni, a nie wtedy, gdy stanie kolejna brama.

Przy wspólnotach dochodzi jeszcze kontakt z zarządcą i z mieszkańcami. Dobrze ustalić, kto zgłasza awarie, kto zamawia nowe piloty i komu wysyłasz protokół. Wszystko to zapisuj przy kliencie, a nie w pamięci technika.

Przeglądy per obiekt i per urządzenie

Typowa sytuacja: jeden klient, kilka obiektów, w każdym kilka urządzeń. Firma logistyczna ma dwie hale, w każdej cztery bramy segmentowe i bramę przesuwną na wjeździe. Wspólnota ma szlaban, bramę garażową w podziemiu i furtkę z elektrozaczepem.

Jeśli trzymasz jedną datę „klient X - marzec”, prędzej czy później coś przepadnie. Lepiej prowadzić dane tak:

  1. Klient - dane do umowy i faktur, osoba decyzyjna.
  2. Obiekt - adres, osoba na miejscu, godziny dostępu, uwagi („wjazd od zaplecza”, „klucz do szafki sterowniczej u ochrony”).
  3. Urządzenie - typ bramy, producent i model napędu, numer seryjny, data montażu, data ostatniego i kolejnego przeglądu, stan licznika cykli.

Wtedy widzisz, że brama nr 3 w hali B miała wymienianą sprężynę pół roku temu, a napęd w bramie wjazdowej ma już sporo lat i warto zaproponować jego wymianę.

Protokół ze zdjęciami

Klient-firma albo zarządca chce dokumentu. Protokół z przeglądu bramy powinien zawierać:

  • dane serwisu, klienta i adres obiektu,
  • identyfikację urządzenia - typ, model, numer seryjny, lokalizacja,
  • listę sprawdzonych punktów z wynikiem (sprawne / do regulacji / do wymiany),
  • wykonane czynności i wymienione części,
  • zalecenia dla klienta,
  • stan licznika cykli, jeśli centrala go pokazuje,
  • datę kolejnego przeglądu,
  • podpis technika i klienta.

Zdjęcia są tu szczególnie przydatne: zużyta rolka, pęknięta listwa zębata, uszkodzony panel po uderzeniu wózkiem. Gdy po miesiącu klient zapyta, dlaczego trzeba wymienić element, pokazujesz zdjęcie z datą. A gdy dojdzie do awarii, masz dowód, że ostrzegałeś.

Przypomnienia: Twoje i klienta

Przy serwisie bram przydają się dwa rodzaje przypomnień:

  • dla klienta - że zbliża się termin przeglądu; przy firmach z wyprzedzeniem kilku tygodni, bo zlecenie musi zatwierdzić ktoś decyzyjny,
  • dla Ciebie - że umowa serwisowa się kończy i trzeba ją odnowić, że obiecałeś wycenę wymiany napędu, że wypada wizyta kwartalna.

Klienci indywidualni często wolą telefon niż SMS - warto mieć ich na osobnej liście do obdzwonienia. Wiadomości wysyłaj tylko tym, którzy zgodzili się na kontakt; jak zbierać zgodę, opisujemy we wpisie zgoda na SMS od klienta - wzór klauzuli. O tym, ile zleceń ucieka bez przypomnień, piszemy w tekście ile klientów tracisz bez przypomnień.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla serwisów bram i automatyki porządkuje to, o czym piszemy wyżej:

  • przy kliencie zakładasz dowolną liczbę obiektów i urządzeń - z producentem, modelem, numerem seryjnym i datą montażu,
  • usługa ma cykl, więc po zamknięciu wizyty data kolejnego przeglądu liczy się sama (możesz ją zmienić),
  • protokół z Twojego szablonu wypełniasz w aplikacji na Androida, dane urządzenia wskakują automatycznie, klient podpisuje palcem, a PDF z Twoim logo trafia do niego e-mailem lub SMS-em,
  • do 20 zdjęć na wizytę, także bez zasięgu w podziemnym garażu - aplikacja synchronizuje się później,
  • przypomnienia SMS i e-mail do klientów ze zgodą oraz lista „zadzwoń do klienta”,
  • role w zespole - technik widzi swoje wizyty, biuro całą firmę.

Podsumowanie

  • Przegląd bramy obejmuje bezpieczeństwo, mechanikę i sterowanie - zakres opieraj na instrukcji producenta.
  • Częstotliwość ustalasz według producenta, intensywności użytkowania i umowy z klientem.
  • Firmy i wspólnoty to dobrzy kandydaci na umowy serwisowe z jasnym zakresem i czasem reakcji.
  • Terminy prowadź per obiekt i per urządzenie, a protokół uzupełniaj zdjęciami.

Chcesz uporządkować przeglądy bram u swoich klientów? Przetestuj klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto.