Przegląd gaśnic - jak często trzeba go robić? Krótko: nie rzadziej niż raz w roku, a częściej, jeśli tak zaleca producent. Dla serwisu ppoż. prawdziwy kłopot nie leży jednak w samym przepisie, tylko w tym, że jeden klient ma pięć lokalizacji, każda z inną datą, a do tego hydranty, węże i klapy dymowe z własnymi terminami. Poniżej zbieramy przepisy w jednym miejscu i pokazujemy, jak uporządkować dokumentację i terminy u klientów-firm.

Przegląd gaśnic - jak często wymagają przepisy

Podstawą jest rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 822). Najważniejsze dla serwisu są dwa miejsca.

§ 3 - przeglądy i konserwacja. Urządzenia przeciwpożarowe oraz gaśnice przenośne i przewoźne poddaje się przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym zgodnie z zasadami z Polskich Norm. Robi się to w okresach ustalonych przez producenta, ale nie rzadziej niż raz w roku. W tym samym paragrafie jest drugi termin, o którym łatwo zapomnieć: węże wyposażenia hydrantów wewnętrznych raz na 5 lat przechodzą próbę ciśnieniową na maksymalne ciśnienie robocze.

§ 4 - kto odpowiada. Właściciel, zarządca lub użytkownik obiektu ma utrzymywać urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice w pełnej sprawności technicznej i funkcjonalnej. To klient odpowiada za to, żeby przegląd się odbył. Serwis go wykonuje, ale nie ma obowiązku pamiętać za klienta - choć jeśli pamięta, zyskuje stałego zleceniodawcę.

W praktyce oznacza to trzy rodzaje terminów, które trzeba śledzić równolegle:

  • roczny - gaśnice, hydranty wewnętrzne, zawory hydrantowe i pozostałe urządzenia ppoż., chyba że producent wskazuje krótszy okres,
  • krótszy, wg producenta - część urządzeń (np. elementy systemów sygnalizacji czy oddymiania) ma w dokumentacji producenta zalecenia częstsze niż raz w roku,
  • pięcioletni - próba ciśnieniowa węży hydrantowych.

Warto przy okazji pamiętać, że rozporządzenie wymaga też aktualizacji instrukcji bezpieczeństwa pożarowego co najmniej raz na 2 lata i praktycznego sprawdzenia organizacji ewakuacji co najmniej raz na 2 lata w obiektach, które tego wymagają. To nie są zadania serwisu gaśnic, ale klienci często o nie pytają - dobrze wiedzieć, gdzie ich szukać.

Terminy per obiekt, nie per klient

Najczęstszy błąd w organizacji serwisu ppoż. to jedna data przeglądu przypisana do klienta. Firma z biurem, magazynem i dwoma sklepami to cztery obiekty, a każdy może mieć:

  • inną datę ostatniego przeglądu (sklep otwarty w maju, magazyn przejęty w listopadzie),
  • inną osobę do kontaktu i inne godziny dostępu,
  • inny zestaw urządzeń (w biurze same gaśnice, w magazynie jeszcze hydranty i klapy dymowe),
  • inną datę próby ciśnieniowej węży.

Dlatego terminy warto prowadzić przy obiekcie, a jeszcze lepiej przy urządzeniu. Przykład poglądowy: magazyn klienta ma 8 gaśnic przeglądanych we wrześniu i 3 hydranty z wężami, których próba ciśnieniowa wypadła w 2023 r. Wrzesień co roku to stały przegląd, a osobne przypomnienie powinno wyskoczyć przed wrześniem 2028 r. (tj. po 5 latach od próby). Jeśli trzymasz tylko datę „klient X - wrzesień”, termin próby prędzej czy później przepadnie.

Jak grupować obiekty jednego klienta

Przy klientach wielolokalizacyjnych sprawdza się prosty układ:

  1. Klient - dane firmy, NIP, osoba decyzyjna, adres do faktur.
  2. Obiekty - adres, osoba na miejscu, telefon, godziny wejścia, uwagi („klucz u ochrony”, „wjazd od ul. Polnej”).
  3. Urządzenia w obiekcie - typ, liczba, lokalizacja, data ostatniego przeglądu i data kolejnego.

Dzięki temu możesz zaplanować objazd tak, żeby w jednym tygodniu obsłużyć wszystkie obiekty klienta w danym mieście, a jednocześnie nie przesunąć nikomu terminu poza rok. Jeśli klient ma obiekty w różnych częściach województwa, rozsądnie jest ustalić jeden miesiąc przeglądów dla wszystkich lokalizacji - przy pierwszym przeglądzie zrób pozostałe odrobinę wcześniej niż za rok, a potem trzymaj się wspólnej daty.

Dokumentacja dla klientów-firm

Rozporządzenie nie narzuca wzoru protokołu. Klient-firma potrzebuje jednak dokumentu, który pokaże strażakowi podczas czynności kontrolno-rozpoznawczych albo ubezpieczycielowi po szkodzie. Dobry protokół odpowiada na pytania: co, gdzie, kiedy, kto i z jakim wynikiem.

Co powinien zawierać protokół z przeglądu gaśnic

  • dane serwisu i dane klienta, adres konkretnego obiektu,
  • datę przeglądu i datę kolejnego terminu,
  • listę urządzeń: typ gaśnicy (np. proszkowa, śniegowa), masa lub pojemność środka, numer fabryczny, rok produkcji, miejsce w obiekcie,
  • wynik dla każdej pozycji: sprawna / wymaga naprawy / do wycofania, z krótkim opisem usterki,
  • wykonane czynności (np. uzupełnienie plomby, wymiana zawleczki, oznakowanie),
  • zalecenia dla klienta (np. brak dostępu do gaśnicy na korytarzu, zastawiony hydrant),
  • dane osoby wykonującej przegląd i podpisy obu stron.

Jeśli obiekt ma hydranty, dopisz osobną tabelę: numer hydrantu, lokalizacja, wynik oględzin, pomiar (jeśli wykonywany) i datę ostatniej próby ciśnieniowej węża. Klient od razu widzi, kiedy wypada kolejna.

Zdjęcia i uwagi

Zdjęcie zastawionego hydrantu albo gaśnicy bez zawieszki jest lepszym dowodem niż zdanie w protokole. Kiedy klient po roku zapyta „dlaczego mieliśmy to poprawić?”, pokazujesz zdjęcie z datą. To także ochrona serwisu, gdy coś się wydarzy między przeglądami.

Zestawienie dla klienta z wieloma obiektami

Duży klient - sieć sklepów, zarządca kilku biurowców, wspólnota z kilkoma budynkami - oczekuje jednego dokumentu z całością: lista obiektów, data ostatniego i kolejnego przeglądu w każdym, liczba urządzeń i otwarte zalecenia. To prosty raport, a robi różnicę przy odnawianiu umowy, bo pokazuje, że panujesz nad całym portfelem obiektów.

Jak nie zgubić terminu, gdy obiektów są setki

Przy kilkudziesięciu klientach i kilkuset obiektach zeszyt ani zwykły kalendarz nie wystarczą. Kilka zasad, które pomagają:

  • Datę kolejnego przeglądu wpisuj od razu po przeglądzie, jeszcze u klienta. Później się nie chce.
  • Przypomnienie wysyłaj z wyprzedzeniem - przy firmach 3-4 tygodnie przed terminem, bo zlecenie musi przejść przez osobę decyzyjną albo dział zakupów.
  • Wysyłaj je do właściwej osoby - przy obiektach klienta często inną niż księgowość, która dostaje faktury.
  • Miej listę klientów do obdzwonienia - część firm nie odpowiada na e-maile, a telefon załatwia sprawę w minutę.
  • Pięcioletnie próby węży i terminy producenta trzymaj jako osobne pozycje, a nie w uwagach.

Szerzej o tym, ile zleceń ucieka bez przypomnień, piszemy w tekście ile klientów tracisz bez przypomnień. Jeśli dziś prowadzisz to w arkuszu, zajrzyj też do porównania zeszyt, Excel czy program.

Program dla serwisu gaśnic - czego szukać

Jeśli rozglądasz się za programem dla serwisu gaśnic, sprawdź przede wszystkim, czy obsługuje to, o czym piszemy wyżej:

  • wiele obiektów i urządzeń przy jednym kliencie, każde z własnym terminem,
  • automatyczne przypomnienia SMS i e-mail do klientów, którzy się na nie zgodzili,
  • protokół w PDF z Twoim logo i podpisem klienta składanym palcem na telefonie,
  • zdjęcia z przeglądu przypięte do obiektu,
  • zestawienie dla zarządcy lub klienta z wieloma lokalizacjami,
  • import istniejącej bazy klientów z Excela lub CSV, żeby nie przepisywać wszystkiego ręcznie.

Tak działa klientwraca.pl dla serwisów gaśnic: przy kliencie zakładasz dowolną liczbę obiektów i urządzeń, system sam pilnuje dat i wysyła przypomnienia, a protokół PDF podpisany przez klienta trafia do jego historii. Na liście „zadzwoń do klienta” masz tych, do których lepiej zadzwonić niż pisać. Aplikacja nie zastępuje wiedzy technicznej ani norm, według których wykonujesz przegląd - porządkuje terminy, dokumenty i kontakt z klientem.

Podsumowanie

  • Przegląd gaśnic i urządzeń ppoż. - według terminów producenta, nie rzadziej niż raz w roku (§ 3 rozporządzenia MSWiA z 7.06.2010).
  • Węże hydrantów wewnętrznych - próba ciśnieniowa raz na 5 lat.
  • Odpowiedzialność za terminy spoczywa na właścicielu, zarządcy lub użytkowniku obiektu, ale to serwis, który przypomina, zatrzymuje klienta.
  • Terminy prowadź per obiekt i per urządzenie, protokół rób per obiekt, a klientowi z wieloma lokalizacjami dawaj jedno zestawienie.

Chcesz sprawdzić, jak to wygląda na Twoich klientach? Zaimportuj bazę z Excela i przetestuj wszystko przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo najpierw obejrzyj demo.