Program dla serwisu gaśnic - porządek w obiektach klientów
Serwis ppoż. rzadko obsługuje „jednego klienta pod jednym adresem”. Jedna firma ma biuro, halę i dwa sklepy, wspólnota - kilka budynków. Program dla serwisu gaśnic trzyma te obiekty osobno, każdy z własną historią przeglądów, protokołami i terminem kolejnej wizyty.
Gaśnice, zgodnie z przepisami przeciwpożarowymi, Polskimi Normami i dokumentacją producenta, poddaje się przeglądom i konserwacji nie rzadziej niż raz w roku. Hydranty, oświetlenie awaryjne i inne urządzenia mają własne wymagania - dla każdej usługi ustawiasz osobny cykl.
Terminy i dokumenty dokładniej omawiamy we wpisie przeglądy gaśnic - terminy i protokoły.
Przy obiekcie możesz opisać sprzęt: ile gaśnic i jakiego typu, gdzie stoją hydranty, jaki jest układ pomieszczeń. Przy kolejnym przeglądzie masz punkt odniesienia z poprzedniego roku, a nowy technik nie musi zaczynać od zera.
Przypomnienie do właściwej osoby
W firmie klienta za ppoż. odpowiada zwykle konkretna osoba - kierownik administracyjny, specjalista BHP, zarządca. Kontakt zapisujesz przy obiekcie, więc przypomnienie o zbliżającym się przeglądzie trafia do niej, a nie na ogólny adres biura.
Wiadomość wychodzi automatycznie z wyprzedzeniem, które sam ustawiasz. Treść SMS-a i e-maila piszesz raz dla każdej usługi. Jeśli klient woli telefon, pojawia się na liście „zadzwoń do klienta”. W dzienniku wysyłek masz dowód, że przypomnienie wyszło - z datą i pełną treścią.
Jeśli klient ma kilka obiektów z różnymi terminami, każdy dostaje osobne przypomnienie. Dzięki temu oddział w innym mieście nie wypada z harmonogramu tylko dlatego, że centrala miała przegląd w innym miesiącu.
Treść przypomnienia dopasujesz do klienta instytucjonalnego: z nazwą obiektu, zakresem przeglądu i prośbą o potwierdzenie terminu. Klient, który ma kilka lokalizacji, od razu wie, której dotyczy wiadomość.
Protokoły i zestawienia na kontrolę
Klient potrzebuje dokumentów najczęściej wtedy, gdy zapowiada się kontrola. Protokół przeglądu wypełniasz na telefonie lub tablecie, osoba odpowiedzialna podpisuje palcem, a PDF z Twoim logo idzie od razu na e-mail zakładu. Archiwum protokołów zostaje w karcie obiektu.
Dla wspólnot i zarządców przygotujesz zestawienie przeglądów budynku w jednym dokumencie. Zdjęcia z przeglądu, np. zastawionej gaśnicy albo uszkodzonej plomby, zostają przy wizycie jako dowód stanu na dany dzień.
Podobnie pracują konserwatorzy urządzeń dźwigowych - zobacz program dla konserwatora UDT.
Wygląd protokołu ustawiasz myszką: logo, dane firmy, tabela sprzętu, uwagi i podpis. Możesz mieć osobne szablony dla gaśnic, hydrantów i oświetlenia awaryjnego.
Kopię każdego protokołu wyślesz ponownie jednym kliknięciem.
Umowy, wyceny i stała obsługa
Najlepszy klient to ten na umowie rocznej. Umowę generujesz ze wzoru - wybierasz obiekt i daty, PDF idzie mailem, a podpisany skan wgrywasz do karty klienta. Wycenę doposażenia po zmianie układu hali przygotujesz na miejscu, z pozycjami i VAT-em.
Klientów i obiekty z dotychczasowego arkusza zaimportujesz z Excela lub CSV. Plan Firma obejmuje do pięciu pracowników i 150 SMS-ów miesięcznie w cenie.
Przy kilku technikach plan Firma daje osobne konta z rolami, a raporty pokazują, ile przeglądów zrobiono i ile jeszcze czeka. Załóż konto i sprawdź przez 30 dni bez podawania karty kredytowej.