Większość sporów przy remoncie dotyczy trzech rzeczy: zakresu, terminu i ceny. Klient pamięta, że „łazienka miała być z sufitem”, wykonawca, że sufit był poza wyceną. Poniżej siedem dokumentów, które ustawiają te sprawy na papierze. Każdy zajmuje stronę i kilka minut.
1. Umowa o wykonanie prac
Podstawa. Powinna zawierać:
- strony i adres prac,
- zakres - najlepiej przez odesłanie do wyceny, która jest załącznikiem,
- termin rozpoczęcia i zakończenia,
- cenę brutto, zaliczkę i termin zapłaty reszty,
- zasadę, że prace spoza zakresu wymagają osobnego uzgodnienia,
- sposób odbioru i okres gwarancji.
Zapis o przesunięciu terminu, gdy klient spóźnia się z materiałami albo decyzją, oszczędza wielu rozmów. Gotowy druk: wzór umowy o roboty remontowe.
2. Protokół przekazania lokalu do remontu
Spisywany w dniu wejścia ekipy. Wpisz:
- stan liczników prądu, wody i gazu,
- liczbę przekazanych kluczy,
- istniejące uszkodzenia: pękniętą szybę, rysy na parapecie, zalany sufit.
Bez tego po remoncie nie wykażesz, że rysa na drzwiach była tam wcześniej.
3. Zlecenie robót dodatkowych
Klient w trakcie prac prosi „a skoro już jesteście, to jeszcze przedpokój”. Zanim zaczniesz, spisz na jednej kartce:
- co dochodzi,
- ile kosztuje,
- o ile dni przesuwa się termin zakończenia.
Podpis klienta pod taką kartką zamyka dyskusję przy rozliczeniu.
4. Aneks do umowy
Gdy zmienia się coś, co było w umowie: termin, cena albo zakres. Aneks wskazuje umowę, której dotyczy, opisuje zmianę i stwierdza, że reszta zostaje bez zmian. Podpisują go obie strony.
5. Pokwitowanie zaliczki
Jeśli bierzesz zaliczkę gotówką, daj klientowi pokwitowanie: kwota, data, od kogo i na poczet jakich prac. Pokwitowanie potwierdza przyjęcie pieniędzy, ale nie zastępuje faktury ani paragonu, jeśli przepisy wymagają ich wystawienia.
6. Zgłoszenie gotowości i protokół odbioru
Po zakończeniu prac zgłoś je do odbioru z proponowanym terminem, najlepiej pisemnie albo e-mailem. Z odbioru spisz protokół:
- co zostało odebrane,
- czy bez zastrzeżeń, czy z usterkami,
- lista usterek i termin ich usunięcia,
- podpisy obu stron.
Od protokołu odbioru liczy się zwykle termin zapłaty i okres gwarancji, dlatego warto go mieć także przy małych zleceniach. Więcej w poradniku Protokół odbioru robót - wzór i przegląd gwarancyjny, a pusty druk jest tutaj: wzór protokołu odbioru robót.
7. Oświadczenie klienta do stawki VAT 8%
Remont lokalu mieszkalnego może być opodatkowany stawką 8% zamiast 23%. Ustawa o VAT ogranicza to powierzchnią użytkową:
- 150 m2 dla lokalu mieszkalnego,
- 300 m2 dla budynku mieszkalnego jednorodzinnego.
Przy większej powierzchni 8% stosuje się tylko do części odpowiadającej limitowi, a do reszty stawkę podstawową (art. 41 ust. 12b i 12c ustawy o VAT).
Wykonawca nie zna powierzchni z urzędu, więc w praktyce bierze od klienta pisemne oświadczenie: jaki to obiekt, pod jakim adresem i jaką ma powierzchnię użytkową. To Twoja podkładka, gdyby urząd zapytał, skąd 8% na fakturze. Zasady stosowania stawki w Twoim przypadku potwierdź z księgową.
Jak nie przepisywać tego za każdym razem
Wszystkie siedem dokumentów ma te same dane: Twoją firmę, klienta, adres, zakres i cenę. W klientwraca.pl generator dokumentów wpisuje je sam:
- wybierasz rodzaj dokumentu i klienta z bazy,
- umowa bierze zakres i cenę z wyceny,
- pobierasz PDF albo plik Worda do własnych poprawek,
- kopia zostaje w karcie klienta.
Szczegóły: Generator dokumentów firmowych. Jeśli zaczynasz od wyceny, zobacz też jak wycenić remont łazienki.