Wywóz szamba to usługa, którą klient zamawia zwykle w ostatniej chwili - gdy zbiornik jest już pełny. Dla firmy asenizacyjnej oznacza to telefony „na wczoraj”, chaotyczne trasy i klientów, którzy przy następnym razie dzwonią do kogoś innego. Tymczasem przepisy dają dobry powód, żeby z klientem ułożyć stałą współpracę: właściciel musi mieć umowę i dowody opłat, a gmina to sprawdza. Poniżej zbieramy obowiązki obu stron i pokazujemy, jak zamienić przypadkowe zlecenia w klientów w stałym cyklu.

Obowiązki właściciela szamba

Podstawą jest ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Właściciel nieruchomości:

  • ma opróżniać zbiornik bezodpływowy w sposób zgodny z prawem (art. 5 ust. 1 pkt 3b),
  • musi to udokumentować umową z firmą posiadającą zezwolenie oraz dowodami uiszczania opłat za te usługi (art. 6 ust. 1).

Za naruszenie obowiązków z art. 5 ust. 1 albo regulaminu gminy grozi właścicielowi kara grzywny (art. 10). Ustawa nie podaje, przez ile lat trzymać rachunki - dlatego klientowi warto po prostu radzić, żeby ich nie wyrzucał.

Umowa na wywóz nieczystości

Umowa na wywóz nieczystości to dla klienta dokument, który pokaże podczas kontroli, a dla Ciebie podstawa stałej współpracy. Warto, żeby jasno określała adres nieruchomości, pojemność zbiornika, sposób zamawiania usługi (na telefon czy w stałym cyklu), cenę lub zasadę jej ustalania i sposób przekazywania potwierdzeń. Konkretne zapisy dopasuj do swojej działalności, a przy wątpliwościach skonsultuj się z prawnikiem.

Wywóz szamba co ile - decyduje gmina

Nie ma ogólnopolskiej minimalnej częstotliwości opróżniania szamba. Określa ją rada gminy w regulaminie utrzymania czystości i porządku (art. 4 ust. 2 pkt 3). Gminy często ustalają minimum, na przykład co pół roku, ale każda robi to inaczej.

Praktyczny wniosek dla firmy: jeśli obsługujesz kilka gmin, sprawdź regulamin każdej z nich i zapisz minimalną częstotliwość. Klient zapyta Cię o to prędzej niż urzędnika, a dobra odpowiedź buduje zaufanie.

W praktyce opróżnianie szamba i tak wypada częściej niż minimum z regulaminu - zależy od pojemności zbiornika, liczby domowników i zużycia wody. Przykład poglądowy: rodzina z kilkoma osobami i zbiornikiem średniej pojemności może potrzebować wywozu co kilka tygodni, a domek letniskowy używany w weekendy - kilka razy w sezonie. Podstaw własne dane, bo różnice między klientami są duże.

Kontrole gminy

Gmina prowadzi ewidencję zbiorników bezodpływowych (art. 3 ust. 3 pkt 1) i kontroluje umowy oraz dowody opłat co najmniej raz na dwa lata, zgodnie z planem kontroli (art. 6 ust. 5aa).

Dla Twojego klienta to moment, w którym szuka paragonów i umowy. Jeśli po każdym opróżnieniu dostał od Ciebie potwierdzenie e-mailem, ma wszystko w skrzynce. Jeśli nie - dzwoni do Ciebie z prośbą o zestawienie. Lepiej, żebyś miał je w kilka minut.

Obowiązki firmy asenizacyjnej

Po Twojej stronie są dwa podstawowe obowiązki:

  • zezwolenie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych (art. 7 ust. 1 pkt 2),
  • sprawozdania kwartalne składane wójtowi do końca miesiąca następującego po kwartale (art. 9o).

Za spóźnione sprawozdanie grozi kara 300 zł za każdy dzień opóźnienia, maksymalnie za 90 dni (art. 9xb). Termin warto mieć w kalendarzu z przypomnieniem, a dane do sprawozdania zbierać na bieżąco, a nie przekopywać się przez kwit po kwicie na koniec miesiąca.

Stali klienci w cyklu zamiast telefonów „na wczoraj”

Największa zmiana w firmie asenizacyjnej to przejście od zleceń przypadkowych do klientów w stałym cyklu.

Cykl dopasowany do klienta

Każdy klient ma inny rytm. Ustal go po kilku wywozach i zapisz przy adresie: zbiornik, liczba osób, przybliżony odstęp między opróżnieniami. Potem przypomnienie wychodzi samo, zanim zbiornik się zapełni.

Przykład SMS-a (wzór poglądowy, bez polskich znaków, żeby zmieścił się w jednej wiadomości):

Dzien dobry {klient}, zbliza sie termin oproznienia szamba w {adres}. Zadzwon, ustalimy dzien: {telefon_firmy}. {firma}

Klient, który dostaje przypomnienie, rzadziej dzwoni w panice w piątek wieczorem. Ty zyskujesz przewidywalny grafik.

Część klientów, zwłaszcza starszych, nie czyta SMS-ów i woli telefon. Dla nich lepsza jest lista osób do obdzwonienia w danym tygodniu niż kolejna wiadomość. Pamiętaj też, że przypomnienia wysyłasz tylko klientom, którzy się na to zgodzili - najprościej zapytać o to przy pierwszym wywozie i zapisać odpowiedź.

Trasy według okolicy

Kiedy znasz cykle klientów, możesz grupować wywozy według miejscowości. Klienci z jednej wsi czy osiedla, których termin wypada w tym samym tygodniu, dostają propozycję tego samego dnia. Mniej pustych kilometrów, więcej kursów dziennie.

Historia opróżnień jako dowód dla klienta

Każde opróżnienie zapisane z datą, adresem i ilością to gotowy dowód dla klienta na wypadek kontroli gminy. Jeśli po każdej wizycie klient dostaje potwierdzenie lub protokół w PDF e-mailem, ma komplet dokumentów bez szukania. Na życzenie możesz mu też wysłać zestawienie z historii.

Dane do sprawozdania kwartalnego

Historia wizyt pomaga też Tobie. Lista wykonanych usług w danym okresie, z adresami i datami, pomaga zebrać dane do sprawozdania kwartalnego. Formularz i tak wypełniasz sam według wymagań gminy, ale nie musisz odtwarzać kwartału z pamięci i kartek.

Przydomowe oczyszczalnie

Część firm asenizacyjnych obsługuje też przydomowe oczyszczalnie ścieków: wywóz osadu, serwis urządzeń. Zasady i terminy zależą od rodzaju oczyszczalni, instrukcji producenta i regulaminu gminy, więc warto je sprawdzać indywidualnie. Organizacyjnie działa to tak samo - klient, adres, urządzenie i cykl z przypomnieniem.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

W klientwraca.pl dla firm asenizacyjnych każdy klient ma adres lub kilka adresów, a usługa „wywóz szamba” ma cykl, który ustawiasz per klient. Po zamknięciu wizyty kolejny termin wylicza się sam (możesz go zmienić). Możesz od razu wpisać go do kalendarza albo wybrać „Tylko przypomnij” - wtedy klient dostaje przypomnienie SMS lub e-mail (jeśli wyraził zgodę), a jego adres czeka na liście „Do umówienia”, aż zadzwoni. O tej liście piszemy w aktualności kolejny przegląd na liście do umówienia.

Kierowca na telefonie z Androidem widzi na ekranie „Dziś” swoje wywozy, zamyka wizytę, a klient dostaje potwierdzenie w PDF (z Twoim logo od planu Solo). Aplikacja działa też bez zasięgu na wsi - wizyta zapisze się w telefonie, a PDF wyjdzie, gdy wróci sieć. Zezwolenie gminy i polisę OC wgrywasz do dokumentów firmy z przypomnieniem przed końcem ważności, a przy samochodach pilnujesz terminów przeglądu i OC. Jeśli masz listę klientów w Excelu, zaimportujesz ją na start (import z Excela od planu Solo).

Ile kosztują same SMS-y, liczymy w tekście automatyczne przypomnienia SMS - koszt.

Podsumowanie

  • Właściciel szamba musi mieć umowę z firmą z zezwoleniem i dowody opłat. Gmina kontroluje je co najmniej raz na dwa lata.
  • Częstotliwość opróżniania określa regulamin gminy - nie ma jednego minimum dla całej Polski.
  • Firma potrzebuje zezwolenia i składa sprawozdania kwartalne do końca miesiąca po kwartale - spóźnienie kosztuje 300 zł dziennie, maksymalnie za 90 dni.
  • Stali klienci w cyklu, przypomnienia i trasy według okolicy zamieniają telefony „na wczoraj” w przewidywalny grafik.
  • Historia opróżnień to dowód dla klienta i pomoc przy sprawozdaniu.

Chcesz poukładać klientów i wywozy w cyklu? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto albo zobacz cennik.