Przegląd systemu sygnalizacji pożaru i konserwacja alarmów to dla firmy instalacyjnej coś więcej niż obowiązek do odhaczenia. Montaż to jednorazowy przychód, a umowa konserwacyjna to stała współpraca, regularne wizyty i klient, który przy rozbudowie systemu zadzwoni do Ciebie, a nie do konkurencji. Ten tekst jest dla instalatorów systemów alarmowych, monitoringu i SSP. Omawiamy przepisy, zakres wizyty, protokół oraz organizację terminów, gdy obiektów są dziesiątki.

Przegląd systemu sygnalizacji pożaru - co mówią przepisy

Dla systemów sygnalizacji pożarowej podstawą jest rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów. Systemy sygnalizacji pożarowej należą do urządzeń przeciwpożarowych, więc obejmują je dwa przepisy.

§ 3 - przeglądy i konserwacja. Urządzenia przeciwpożarowe poddaje się przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym w okresach ustalonych przez producenta, ale nie rzadziej niż raz w roku. Jeśli producent central, czujek czy innych elementów zaleca częstsze czynności, obowiązuje termin producenta.

§ 4 - kto odpowiada. Obowiązek utrzymania urządzeń przeciwpożarowych w sprawności spoczywa na właścicielu, zarządcy lub użytkowniku obiektu. Klient odpowiada za to, żeby przegląd się odbył. Serwis, który przypomina o terminie, ułatwia mu to zadanie.

Te same przepisy dotyczą gaśnic i hydrantów - szerzej opisujemy je w tekście przegląd gaśnic - terminy i protokoły. Jeśli Twoi klienci mają w obiektach i SSP, i gaśnice, warto ustalić z nimi wspólny harmonogram.

Konserwacja systemu alarmowego antywłamaniowego

Przy systemach sygnalizacji włamania i napadu sytuacja jest inna: nie ma ogólnego przepisu, który wyznaczałby termin przeglądu. Nie znaczy to, że konserwacja jest zbędna. Kilka argumentów, które możesz przedstawić klientowi:

  • ubezpieczenie - ogólne warunki ubezpieczenia (OWU) mogą wymagać, żeby zabezpieczenie było sprawne i konserwowane; klient powinien sprawdzić warunki swojej polisy, zanim zrezygnuje z przeglądów,
  • akumulatory zużywają się i przy zaniku zasilania system może nie wytrzymać,
  • czujki brudzą się, przesuwają, a zmiany w aranżacji pomieszczeń tworzą martwe strefy,
  • transmisja do stacji monitorowania może przestać działać po zmianie operatora lub routera, a klient się o tym nie dowie, dopóki nie będzie za późno,
  • fałszywe alarmy kosztują nerwy i wyjazdy grup interwencyjnych.

Dla wielu firm, sklepów i domów jednorodzinnych przegląd raz lub dwa razy w roku to rozsądna praktyka. Częstotliwość ustal z klientem w umowie, w oparciu o zalecenia producenta.

Co obejmuje wizyta konserwacyjna

Zakres zależy od systemu i dokumentacji producenta. Typowe punkty:

  • centrala - komunikaty o usterkach, ustawienia, aktualność oprogramowania tam, gdzie producent to przewiduje,
  • akumulatory - pomiar, data montażu, wymiana zużytych,
  • zasilanie - praca na zasilaniu podstawowym i rezerwowym,
  • czujki - test zadziałania, czystość, zasięg, mocowanie; w SSP testy zgodnie z wymaganiami producenta,
  • sygnalizatory wewnętrzne i zewnętrzne - działanie, stan obudowy, zasilanie własne,
  • manipulatory i ręczne ostrzegacze - działanie, oznakowanie,
  • transmisja do monitoringu - test połączenia ze stacją monitorowania, kanały zapasowe,
  • log zdarzeń - przegląd alarmów, usterek i sabotaży od ostatniej wizyty; powtarzające się zdarzenia z jednej strefy to sygnał do sprawdzenia,
  • rozmowa z klientem - zmiany w obiekcie, nowe pomieszczenia, kody użytkowników do usunięcia.

Protokół z konserwacji

Protokół to dokument dla klienta, dla kontrolujących przy SSP i dla ubezpieczyciela po szkodzie. Powinien zawierać:

  • dane serwisu, klienta i adres obiektu,
  • typ systemu, producent i model centrali, numer seryjny, data montażu,
  • listę sprawdzonych elementów z wynikiem,
  • pomiary akumulatorów i datę ich montażu,
  • wynik testu transmisji,
  • istotne wpisy z logu zdarzeń,
  • wykonane czynności i wymienione części,
  • zalecenia dla klienta,
  • datę kolejnej konserwacji,
  • podpis serwisanta i klienta.

Zdjęcia uszkodzonego sygnalizatora czy zastawionej czujki dołączone do protokołu mówią więcej niż opis. Kiedy klient po roku zapyta „dlaczego mieliśmy to poprawić?”, masz odpowiedź z datą.

Umowy konserwacyjne jako stały przychód

Umowa konserwacyjna porządkuje współpracę. Warto w niej ująć:

  • listę obiektów i systemów objętych umową,
  • zakres i częstotliwość wizyt,
  • czas reakcji na zgłoszenie awarii,
  • co jest w cenie, a co rozliczasz osobno (akumulatory, czujki, wyjazdy poza planem),
  • dokumentację - protokół po każdej wizycie.

Najlepszy moment na zaproponowanie umowy to odbiór nowej instalacji. Klient jest zadowolony, a Ty możesz od razu wpisać datę pierwszej konserwacji.

Drugi dobry moment to przejęcie obiektu po innej firmie. Klient często nie ma pełnej dokumentacji systemu, nie zna kodu serwisowego ani daty montażu akumulatorów. Pierwsza wizyta to wtedy inwentaryzacja: spisujesz centralę, moduły, czujki w strefach, akumulatory i sposób transmisji. Ta lista staje się podstawą umowy i wyceny, a przy kolejnych wizytach oszczędza czas. Dla klienta to też widoczny znak, że wie, za co płaci.

Pamiętaj, żeby w umowie wprost zapisać, że to klient odpowiada za zlecenie przeglądu w terminie, a Ty za jego rzetelne wykonanie i przypomnienie.

Terminy per obiekt i per urządzenie

Sieć sklepów, zarządca kilku biurowców, szkoła z kilkoma budynkami - każdy obiekt ma inną datę montażu, inną centralę, inne akumulatory i osobę do kontaktu. Jedna data „klient X - kwiecień” to za mało. Prowadź dane w trzech poziomach:

  1. Klient - dane do umowy i faktur, osoba decyzyjna.
  2. Obiekt - adres, osoba na miejscu, godziny wejścia, procedura wejścia przy uzbrojonym systemie, notatki.
  3. Urządzenia - centrala, moduły, akumulatory z datą montażu, data ostatniej i kolejnej konserwacji.

Przy SSP i alarmie w jednym obiekcie to dwa osobne systemy z osobnymi terminami. Akumulatory też warto prowadzić jako osobne pozycje - wtedy widzisz, gdzie wymiana zbliża się w przyszłym roku.

Przypomnienia i zespół

Przy wielu obiektach terminy muszą pilnować się same. Kilka zasad:

  • przypomnienie do klienta wysyłaj z wyprzedzeniem kilku tygodni - u firm zlecenie przechodzi przez osobę decyzyjną,
  • przypomnienie dla siebie o odnowieniu umowy i o planowanych wymianach akumulatorów,
  • listę do obdzwonienia dla klientów, którzy nie czytają e-maili,
  • podział pracy - technik widzi swoje obiekty i wizyty, biuro całą firmę.

Jak to wygląda w klientwraca.pl

klientwraca.pl dla instalatorów alarmów porządkuje terminy i dokumenty:

  • klient z wieloma obiektami i urządzeniami - producent, model, numer seryjny, data montażu,
  • usługi z cyklem - po zamknięciu wizyty data kolejnej konserwacji liczy się sama (możesz ją zmienić),
  • protokół z Twojego szablonu w aplikacji na Androida, dane urządzenia wypełniają się automatycznie, klient podpisuje palcem, PDF z Twoim logo idzie do niego e-mailem lub SMS-em,
  • zdjęcia i notatki głosowe przy wizycie, praca bez zasięgu w piwnicy z synchronizacją później,
  • przypomnienia SMS i e-mail do klientów ze zgodą i lista „zadzwoń do klienta”,
  • dokumenty firmy - np. polisa OC i uprawnienia z przypomnieniem o końcu ważności.

Podsumowanie

  • Systemy sygnalizacji pożarowej: przeglądy i konserwacja według producenta, nie rzadziej niż raz w roku (§ 3 rozporządzenia MSWiA z 7.06.2010); odpowiada właściciel, zarządca lub użytkownik (§ 4).
  • Alarmy antywłamaniowe: brak ogólnego terminu, ale warunki polisy klienta mogą wymagać sprawnego systemu.
  • Wizyta konserwacyjna to akumulatory, czujki, sygnalizatory, transmisja i log zdarzeń, zakończone protokołem.
  • Terminy prowadź per obiekt i per urządzenie, a przypomnienia niech wysyłają się same.

Chcesz zamienić jednorazowe montaże w stałe umowy konserwacyjne? Sprawdź klientwraca.pl przez 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej - załóż konto.