Od września 2023 r. każdy kominiarz zna już ten rytuał: kontrola, a potem e-protokół w CEEB. Obowiązek jest jasny i nie da się go obejść. Tyle że CEEB to rejestr państwowy, a nie Twój notes z klientami. Nie przypomni panu Kowalskiemu o przeglądzie za rok i nie powie Ci, kto z zeszłorocznych klientów w tym roku jeszcze nie dzwonił. Jeśli szukasz „programu dla kominiarza CEEB”, to w praktyce potrzebujesz dwóch rzeczy naraz: CEEB do protokołów i własnej bazy do pilnowania klientów. Ten tekst pokazuje, jak je poukładać, żeby nikt nie wypadał z listy.

E-protokół CEEB: co mówi prawo (stan na 2026 r.)

Podstawy są w Prawie budowlanym:

  • Art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c - właściciel lub zarządca ma obowiązek poddawać obiekt kontroli co najmniej raz w roku, a zakres obejmuje m.in. instalacje gazowe oraz przewody kominowe (dymowe, spalinowe i wentylacyjne).
  • Art. 62 ust. 6 - kontrolę przewodów dymowych i grawitacyjnych przewodów spalinowych oraz wentylacyjnych przeprowadzają osoby z kwalifikacjami mistrza w rzemiośle kominiarskim (dla pozostałych przewodów i kominów przemysłowych - osoby z odpowiednimi uprawnieniami budowlanymi).
  • Art. 62a ust. 5 - protokół z kontroli przewodów kominowych sporządza się jako dokument elektroniczny w systemie teleinformatycznym centralnej ewidencji emisyjności budynków, czyli w CEEB.

GUNB w odpowiedziach na pytania w serwisie ZONE potwierdza, że od 18 września 2023 r. protokół kominiarski ma postać elektroniczną w CEEB, a papierowy dokument sam w sobie nie spełnia już wymogów. Obowiązujący w 2026 r. tekst jednolity Prawa budowlanego (Dz.U. 2026 poz. 524) utrzymuje ten przepis.

Po wystawieniu e-protokołu właściciel widzi go na swoim koncie w CEEB, jeżeli zamówił kontrolę przez system. Jeśli umówił się z Tobą telefonicznie, dokument pobierze w wyszukiwarce dokumentów na zone.gunb.gov.pl - potrzebny mu będzie unikalny identyfikator dokumentu (UID) z wiadomości e-mail i ten sam adres e-mail, który podał przy kontroli. Warto mu to powiedzieć na miejscu, bo inaczej zadzwoni do Ciebie z pytaniem, „gdzie jest ten protokół”.

Czego CEEB za kominiarza nie zrobi

CEEB służy państwu do ewidencji źródeł ciepła i dokumentów z kontroli. To nie jest narzędzie do prowadzenia firmy. W praktyce oznacza to, że:

  • nie przypomni klientowi o kolejnej kontroli - za rok klient sam musi pamiętać, a zwykle nie pamięta,
  • nie pokaże Ci listy „kto powinien wrócić w tym miesiącu” w formie, z którą zaplanujesz tydzień pracy,
  • nie przechowa Twoich notatek handlowych: że pies w ogrodzie, że klucz u sąsiadki, że klient płaci tylko gotówką, że dzwonić po 16:00,
  • nie da się go podpiąć do Twojego programu. GUNB pisze wprost, że przekazywanie danych przez API jest przeznaczone dla uprawnionych podmiotów finansujących i pomocy społecznej, a dostęp przyznaje się na wniosek po testach. Kominiarz nie jest na tej liście. Uważaj więc na każdego, kto obiecuje „pełną integrację z CEEB” dla zakładu kominiarskiego.

Wniosek jest prosty: e-protokół wystawiasz w CEEB, a klientów pilnujesz we własnej bazie. Te dwa światy nie muszą się łączyć automatycznie - wystarczy, że po każdej kontroli przeniesiesz kilka informacji.

Program dla kominiarza obok CEEB: co trzymać we własnej bazie

Nie przepisuj całego protokołu. Twoja baza ma odpowiadać na trzy pytania: kto, kiedy znowu i czy mogę mu o tym przypomnieć. Minimum, które naprawdę się przydaje:

Dane klienta i obiektu

  • imię i nazwisko albo nazwa (wspólnota, firma),
  • telefon i e-mail,
  • adres obiektu - a przy kliencie z domem i mieszkaniem na wynajem: każdy adres osobno,
  • rodzaj obiektu: dom jednorodzinny, lokal w bloku, budynek wspólnoty.

Dane z kontroli

  • datę kontroli,
  • numer lub identyfikator e-protokołu z CEEB - żeby w razie pytania klienta albo zarządcy od razu wiedzieć, o który dokument chodzi,
  • krótką informację, co było sprawdzane (np. przewód dymowy od kotła na paliwo stałe, dwa przewody wentylacyjne),
  • zalecenia i terminy ich wykonania, jeśli coś wymagało poprawy. Art. 62 ust. 1a każe przy kolejnej kontroli sprawdzić wykonanie zaleceń z poprzedniej, więc za rok ta notatka będzie Ci potrzebna,
  • zdjęcia, jeśli coś było do poprawy - oszczędzają dyskusji.

Termin i zgoda

  • datę kolejnej kontroli (najczęściej ta sama pora za rok),
  • zgodę na przypomnienia: czy klient chce SMS, e-mail, telefon - i kiedy tę zgodę wyraził,
  • osobno ewentualną zgodę marketingową, jeśli chcesz wysyłać coś więcej niż przypomnienie o przeglądzie.

Zgodę najłatwiej zebrać od razu u klienta, kiedy i tak podpisuje odbiór albo rozmawiacie o protokole. Przepisy o przesyłaniu informacji handlowych i RODO lubią porządek: kto, kiedy, jak się zgodził i jak może zrezygnować. Jeśli masz wątpliwości przy nietypowych przypadkach (np. wspólnota jako klient, lokator zamiast właściciela), skonsultuj formułę zgody z prawnikiem.

Workflow: przegląd → e-protokół w CEEB → przypomnienie za rok

Oto schemat, który sprawdza się w jednoosobowej firmie i w zakładzie z kilkoma pracownikami.

1. Przed wizytą

Klient przychodzi z przypomnienia, z polecenia albo z CEEB. Zakładasz go w bazie (albo odnajdujesz z zeszłego roku) i od razu widzisz historię: co było sprawdzane, jakie były zalecenia.

2. Na miejscu

  • wykonujesz kontrolę,
  • robisz zdjęcia tego, co wymaga uwagi,
  • pytasz o zgodę na przypomnienie o kolejnej kontroli - to jedno zdanie: „Czy wysłać Panu SMS-a za rok, jak przyjdzie termin?”,
  • mówisz klientowi, skąd pobierze e-protokół (konto w CEEB albo wyszukiwarka z UID i e-mailem).

3. Zaraz po wizycie

  • wystawiasz e-protokół w CEEB - to obowiązek, którego żaden inny program za Ciebie nie spełni,
  • w swojej bazie zapisujesz: datę, identyfikator e-protokołu, zalecenia, datę kolejnej kontroli, zgodę.

Rób to tego samego dnia. Wieczorne „nadrabianie” z kartek to najczęstszy moment, w którym klient znika.

4. Za rok

Przypomnienie wychodzi samo, na kilka tygodni przed terminem. Klienci, którzy nie odpowiedzieli na SMS, trafiają na listę do telefonu. Przy wizycie widzisz zeszłoroczne zalecenia i sprawdzasz, czy zostały wykonane.

Ile klientów ucieka bez przypomnień - rachunek poglądowy

Nie ma rzetelnych statystyk dla branży, więc policz na własnych liczbach. Przykład poglądowy: masz 400 klientów indywidualnych rocznie. Jeśli co piąty za rok zapomni albo zadzwoni do pierwszego kominiarza z internetu, tracisz 80 zleceń. Przy stawce 150 zł za wizytę to 12 000 zł przychodu, który już raz miałeś w ręku. Podstaw swoje dane - i porównaj z kosztem SMS-ów wysłanych do tych samych 400 osób.

Kontrola jest obowiązkowa co roku, więc cała baza w naturalny sposób wraca co dwanaście miesięcy. Chodzi tylko o to, żeby wróciła do Ciebie.

Bloki i wspólnoty: osobny temat

W budynkach wielorodzinnych pojedynczy klient to często zarządca, a Ty obsługujesz kilkadziesiąt lokali naraz. Dochodzą ogłoszenia na klatkę, mieszkania, w których nikogo nie było, i zestawienie dla zarządcy. Opisaliśmy to osobno:

Gdzie prowadzić taką bazę

Może to być zeszyt, arkusz w Excelu albo program. Zeszyt nie wyśle przypomnienia, arkusz wyśle je tylko wtedy, gdy ktoś go regularnie przegląda. Dlatego wiele zakładów przechodzi na prostą aplikację.

W klientwraca.pl dla kominiarzy prowadzisz klientów z wieloma adresami, zapisujesz datę kontroli i notatki (także dyktowane głosem), zbierasz zgodę kodem QR albo podpisem na ekranie telefonu, a przypomnienia SMS i e-mail wychodzą same - tylko do klientów, którzy się zgodzili. Klientów z Excela zaimportujesz jednym plikiem. Uczciwie: klientwraca.pl nie wystawia e-protokołów w CEEB - to nadal robisz w systemie ZONE/CEEB. Aplikacja pilnuje tego, czego CEEB nie robi: klientów, terminów i przypomnień.

Jeśli chcesz sprawdzić to na swoich danych, załóż konto i przetestuj przez 30 dni za darmo - bez podawania karty kredytowej. Ceny planów znajdziesz w cenniku.