Szukasz frazy protokół z przeglądu klimatyzacji wzór, bo klient poprosił o „jakiś papier”, a producent wymaga potwierdzenia przeglądu do gwarancji? Poniżej znajdziesz gotowy wzór do skopiowania, omówienie każdej sekcji i wyjaśnienie, czym protokół różni się od wpisu w Centralnym Rejestrze Operatorów. To dwie różne rzeczy, które często się myli.

Po co protokół z przeglądu klimatyzacji

Protokół serwisowy spełnia kilka funkcji jednocześnie:

  • dowód dla klienta, że przegląd się odbył, przydatny przy zgłoszeniu gwarancyjnym, jeśli producent wymaga regularnego serwisu,
  • Twoje zabezpieczenie, bo zapisujesz stan urządzenia i zalecenia, a klient potwierdza to podpisem,
  • historia urządzenia na następny raz: co było robione, jakie były pomiary, co zalecono,
  • argument sprzedażowy, bo czytelny dokument z logo wygląda profesjonalnie, a pozycja „kolejny przegląd” przypomina klientowi o następnej wizycie.

Przepisy nie narzucają jednego wzoru protokołu serwisowego klimatyzacji. Możesz go ułożyć po swojemu, ale warto trzymać się stałego schematu.

Co powinien zawierać protokół z przeglądu klimatyzacji

1. Dane wykonawcy i klienta

  • nazwa firmy, NIP, telefon, imię i nazwisko serwisanta,
  • numer certyfikatu F-gazowego serwisanta i firmy, jeśli wykonujesz czynności na układzie chłodniczym,
  • imię i nazwisko lub nazwa klienta, telefon, e-mail,
  • adres montażu urządzenia, który nie zawsze jest adresem klienta.

2. Dane urządzenia

  • rodzaj (split, multi split, kasetonowe, kanałowe, pompa ciepła powietrze-woda),
  • producent, model, numery seryjne jednostki wewnętrznej i zewnętrznej,
  • rodzaj czynnika i jego ilość w kg (z tabliczki znamionowej) oraz ekwiwalent CO2, jeśli producent go podaje,
  • data montażu, jeśli ją znasz.

3. Wykonane czynności

Najlepiej jako lista z polami do zaznaczenia: czyszczenie filtrów, czyszczenie i dezynfekcja wymiennika jednostki wewnętrznej, czyszczenie jednostki zewnętrznej, kontrola i udrożnienie odpływu skroplin, kontrola połączeń elektrycznych, kontrola mocowań i izolacji, test pracy w trybie chłodzenia i grzania.

4. Pomiary

  • temperatura powietrza nawiewanego i zasysanego,
  • ciśnienia robocze (ssanie i tłoczenie), jeśli podłączasz manometry,
  • pobór prądu,
  • wynik kontroli szczelności, jeśli była wykonywana, i metoda (np. detektor elektroniczny).

5. Uwagi i zalecenia

To najważniejsza część dla Ciebie. Zapisz, co wymaga naprawy albo obserwacji, np. „korozja na tacy skroplin jednostki zewnętrznej - do wymiany przy kolejnej wizycie”. Przy następnym przeglądzie sprawdzisz, czy zalecenie zostało wykonane.

6. Kolejny termin i podpisy

  • zalecana data kolejnego przeglądu,
  • data i miejsce wykonania przeglądu,
  • podpis serwisanta i podpis klienta, czyli potwierdzenie odbioru usługi.

Wzór protokołu do skopiowania

Wzór poglądowy do dostosowania. Pola w nawiasach kwadratowych uzupełnij, a zbędne sekcje usuń.

PROTOKÓŁ Z PRZEGLĄDU KLIMATYZACJI nr [numer]

Wykonawca: [nazwa firmy], NIP [NIP], tel. [telefon] Serwisant: [imię i nazwisko], certyfikat F-gazowy nr [numer, jeśli dotyczy]

Klient: [imię i nazwisko / nazwa], tel. [telefon], e-mail [e-mail] Adres montażu: [ulica, nr, kod, miejscowość]

Urządzenie: [typ] | Producent/model: [producent, model] Nr seryjny jedn. wewnętrznej: [numer] | Nr seryjny jedn. zewnętrznej: [numer] Czynnik: [np. R32], ilość: [kg], ekwiwalent CO2: [t CO2e, jeśli podany]

Wykonane czynności: [ ] czyszczenie filtrów [ ] czyszczenie i dezynfekcja wymiennika jedn. wewnętrznej [ ] czyszczenie wymiennika jedn. zewnętrznej [ ] kontrola i udrożnienie odpływu skroplin [ ] kontrola połączeń elektrycznych i zabezpieczeń [ ] kontrola mocowań, izolacji i przewodów chłodniczych [ ] test pracy: chłodzenie / grzanie [ ] kontrola szczelności - metoda: [metoda], wynik: [szczelny / wykryto wyciek]

Pomiary: Temperatura nawiewu: [°C] | Temperatura powietrza w pomieszczeniu: [°C] Ciśnienie ssania: [bar] | Ciśnienie tłoczenia: [bar] | Pobór prądu: [A]

Uwagi: [opis stanu urządzenia] Zalecenia: [co zrobić, do kiedy] Zalecany termin kolejnego przeglądu: [data]

Data przeglądu: [data], miejsce: [miejscowość] Podpis serwisanta: ______________ Podpis klienta: ______________

Dla pompy ciepła powietrze-woda dodaj sekcję po stronie wodnej: ciśnienie w instalacji, stan filtra siatkowego, temperatury zasilania i powrotu, ustawienia krzywej grzewczej. Więcej o tym, kiedy robić przeglądy, znajdziesz we wpisie jak często przegląd pompy ciepła i klimatyzacji.

Protokół serwisowy a wpis w CRO

To różnica, którą warto dobrze rozumieć, bo klienci i czasem sami serwisanci ją mylą.

Czym jest Centralny Rejestr Operatorów

Centralny Rejestr Operatorów (CRO) to elektroniczna baza danych prowadzona na podstawie ustawy z 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych. Rejestr prowadzi wyspecjalizowana jednostka wskazana w przepisach. Gromadzi się w nim m.in. karty urządzeń, czyli elektroniczną ewidencję urządzeń zawierających F-gazy lub substancje kontrolowane powyżej ustawowych progów.

Kilka ważnych informacji:

  • Kartę urządzenia zakłada operator, czyli podmiot, który faktycznie kontroluje urządzenie. Może to być również osoba prywatna, a nie tylko firma.
  • Wpisy o czynnościach (instalacja, kontrola szczelności, naprawa, odzysk czynnika) dodaje certyfikowany personel wykonujący te czynności. Według informacji udostępnianych przez CRO robi się to na bieżąco, w terminie liczonym w dniach roboczych od wykonania czynności.
  • Rejestracji nie podlegają m.in. hermetycznie zamknięte urządzenia w budynkach mieszkalnych zawierające mniej niż 3 kg F-gazów. Progi i wyjątki sprawdzaj w przepisach i materiałach CRO, bo zależą od rodzaju czynnika i urządzenia.

Najważniejsze różnice

Protokół serwisowy Wpis w CRO
Podstawa Twoja umowa z klientem, wymagania producenta Przepisy o F-gazach
Forma Dowolna (papier, PDF) Elektroniczna karta urządzenia w bazie CRO
Dla kogo Klient, producent przy gwarancji, Ty Organy nadzoru, operator urządzenia
Zakres Cały przegląd: czyszczenie, pomiary, zalecenia Czynności związane z F-gazami
Kiedy Po każdym przeglądzie Gdy urządzenie podlega przepisom, przy określonych czynnościach

Protokół nie zastępuje wpisu w CRO, a wpis w CRO nie zastępuje protokołu dla klienta. Jeśli urządzenie podlega rejestracji, a Ty wykonujesz kontrolę szczelności, potrzebne są oba. W protokole możesz dopisać, że czynność została wprowadzona do karty urządzenia w CRO.

Jak podpisywać protokół na telefonie

Wydruk, długopis, zdjęcie, skan, mail - wiele osób nadal tak pracuje. Szybciej jest wypełnić protokół na telefonie i dać klientowi do podpisu na ekranie.

Jak to wygląda w praktyce

  1. Wypełniasz protokół na miejscu: pola wyboru, pomiary, zdjęcia urządzenia.
  2. Pokazujesz klientowi podsumowanie na ekranie.
  3. Klient podpisuje się palcem na telefonie albo tablecie.
  4. Protokół w PDF od razu trafia do klienta e-mailem lub SMS-em, a kopia zostaje w karcie klienta.

Czy taki podpis jest ważny

Podpis złożony palcem na ekranie to zwykły podpis elektroniczny. Nie jest to podpis kwalifikowany i nie zastępuje formy pisemnej tam, gdzie przepisy jej wymagają. Przy protokole z przeglądu, który potwierdza wykonanie usługi i odbiór pracy przez klienta, zwykle w zupełności wystarczy. Jeśli jakiś dokument, np. umowa szczególnego rodzaju, wymaga konkretnej formy, sprawdź to wcześniej, a w nietypowych przypadkach skonsultuj się z prawnikiem.

Żeby podpis był wiarygodnym dowodem, protokół powinien mieć datę i numer, a po podpisaniu nie powinien dać się zmienić bez śladu. Klient powinien też od razu dostać swoją kopię.

Podpis i zgoda przy jednej okazji

Kiedy klient i tak podpisuje protokół, to dobry moment, żeby zapytać go o zgodę na przypomnienie o kolejnym przeglądzie SMS-em lub e-mailem. Jedno pytanie, jeden podpis, a za rok nie musisz szukać numeru w zeszycie.

W klientwraca.pl masz gotowy szablon protokołu dla klimatyzacji i pomp ciepła. Wygląd dokumentu, czyli logo, pola i tabele, ustawiasz myszką. Klient podpisuje protokół palcem na telefonie i od razu dostaje PDF, a zdjęcia z przeglądu zostają w historii urządzenia. Zobacz, jak to działa w branży pomp ciepła i klimatyzacji, albo przejrzyj demo.

Podsumowanie

  • Protokół z przeglądu klimatyzacji powinien zawierać dane stron, urządzenia, czynności, pomiary, uwagi, zalecenia, kolejny termin i podpisy.
  • Wzór możesz dowolnie dostosować, bo przepisy go nie narzucają.
  • Protokół to dokument dla klienta, a CRO to elektroniczny rejestr kart urządzeń prowadzony na podstawie ustawy o F-gazach. Jedno nie zastępuje drugiego.
  • Podpis palcem na telefonie to zwykły podpis elektroniczny, który dla protokołu serwisowego zwykle wystarcza.

Chcesz wystawiać protokoły z podpisem klienta prosto z telefonu? Załóż konto i testuj 30 dni za darmo, bez podawania karty kredytowej.